Hướng dẫn thiết lập quy trình công việc (workflow) trong Jodoo

Hướng Dẫn Tạo Quy Trình Làm Việc (Workflow) Trong Jodoo

Quy trình làm việc hiệu quả đóng vai trò then chốt trong việc điều phối công việc giữa các bộ phận. Trong Jodoo, workflow cho phép các biểu mẫu được chuyển từ nhân viên đến cấp quản lý để phê duyệt, giúp kết nối hiệu quả các phòng ban và các bên liên quan. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách thiết kế, tạo, tùy chỉnh và kích hoạt workflow để tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn.

Quy Trình Làm Việc Trong Jodoo Là Gì?

Quy trình làm việc trong Jodoo là một chuỗi các bước được tự động hóa, cho phép thông tin di chuyển từ người này sang người khác theo một trình tự đã được xác định trước. Mặc dù việc tạo các quy trình làm việc hiệu quả rất quan trọng, nhưng thường khó để điều phối. Với Jodoo, quá trình này trở nên đơn giản và có hệ thống hơn.

Cách Tạo Quy Trình Làm Việc Trong Jodoo

Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ tạo một quy trình xét duyệt yêu cầu nghỉ phép trong ứng dụng Quản lý Nhân sự. Quá trình này bao gồm các bước sau:

Bước 1: Xác định mục tiêu của quy trình

Trước khi bắt đầu tạo quy trình, cần xác định rõ mục tiêu và các bước lặp lại cần thực hiện:

• Mục tiêu: Tạo quy trình bắt đầu khi nhân viên gửi yêu cầu nghỉ phép, chuyển thông tin chi tiết để quản lý xem xét, và tự động thông báo kết quả cho nhân viên khi yêu cầu được phê duyệt hoặc từ chối.
• Các bước lặp lại:
  1. Nhân viên gửi yêu cầu nghỉ phép
  2. Quản lý nhân sự xem xét yêu cầu
  3. Nhân viên nhận thông báo về kết quả

Bước 2: Liệt kê chi tiết quan trọng cho mỗi bước

Theo ví dụ của chúng ta, quản lý nhân sự có thể yêu cầu một quy trình làm việc như sau:

• Quy trình bắt đầu khi nhân viên gửi yêu cầu nghỉ phép
• Hệ thống sẽ chuyển chi tiết yêu cầu để quản lý xem xét
• Khi yêu cầu được phê duyệt hoặc từ chối, hệ thống sẽ tự động thông báo cho nhân viên

Bước 3: Tạo biểu mẫu quy trình

Sau khi xác định các bước cần thiết, bạn cần tạo một biểu mẫu quy trình (workflow form) trong ứng dụng Quản lý Nhân sự. Biểu mẫu này khác với biểu mẫu thông thường, vì nó cần được thiết lập với các quyền phù hợp để hoạt động như một quy trình.

Cách Kích Hoạt Quy Trình Làm Việc Trong Jodoo

Sau khi tạo biểu mẫu quy trình, chúng ta cần thiết lập các quyền để quy trình hoạt động trơn tru:

Bước 1: Thiết lập quyền cho các nút (node)

Trên trang quy trình, hãy thực hiện các bước sau:

1. Truy cập vào phần Thuộc tính nút (Node properties)
2. Thiết lập quyền cho mỗi bước trong quy trình:
   • Khi gửi yêu cầu: Cho phép nhân viên xem và chỉnh sửa chi tiết yêu cầu nghỉ phép
   • Khi xem xét: Cho phép quản lý nhân sự xem chi tiết yêu cầu và chỉnh sửa phần nhận xét đánh giá

Bước 2: Thiết lập người phê duyệt và thông báo

1. Thiết lập Quản lý nhân sự làm người phê duyệt
2. Đảm bảo nhân viên gửi yêu cầu sẽ nhận được thông báo về kết quả

Bước 3: Xuất bản và chia sẻ quy trình

1. Chuyển sang trang Xuất bản (Publish)
2. Chia sẻ quy trình với nhân viên liên quan

Kiểm Tra Quy Trình Trong Thực Tế

Để kiểm tra quy trình hoạt động thực tế:

1. Đăng nhập vào tài khoản nhân viên (ví dụ: tài khoản của Lucy)
2. Truy cập ứng dụng Quản lý Nhân sự
3. Gửi yêu cầu nghỉ phép

Khi nhân viên gửi yêu cầu, người được thiết lập làm người phê duyệt (quản lý nhân sự) sẽ nhận được thông báo để xem xét yêu cầu. Sau khi quyết định, nhân viên sẽ nhận được thông báo về kết quả.

Lợi Ích Của Quy Trình Làm Việc Trong Jodoo

• Tự động hóa: Giảm thiểu sự can thiệp thủ công và tăng hiệu quả
• Minh bạch: Tất cả các bên liên quan đều biết trạng thái hiện tại của quy trình
• Quản lý thông tin: Thông tin được lưu trữ tập trung và dễ dàng truy cập
• Tiết kiệm thời gian: Không cần phải theo dõi thủ công hoặc gửi email nhắc nhở
• Trách nhiệm rõ ràng: Mỗi bên liên quan đều biết vai trò của mình trong quy trình

Nâng Cao Kỹ Năng Với Jodoo

Để tìm hiểu sâu hơn về cách tạo và tùy chỉnh quy trình làm việc trong Jodoo, bạn có thể:

• Tham khảo hướng dẫn từng bước về cách tạo workflow
• Đăng ký khóa học Jodoo dành cho người mới bắt đầu
• Tham khảo tài liệu "Trở thành nhà phát triển ứng dụng không cần code chỉ trong 6 ngày" để biết thêm chi tiết

Với Jodoo, việc tạo các quy trình làm việc tùy chỉnh trở nên đơn giản, giúp nâng cao hiệu quả và tối ưu hóa cách thức vận hành của tổ chức bạn.