Tính tổng chi phí dự án với bảng điều khiển trong 15 phút

AI Summary by Grok

Bảng điều khiển Jodoo: Theo dõi chi phí dự án dễ như trở bàn tay

Quản lý chi phí dự án thường khiến người mới đau đầu, đặc biệt khi dùng bảng tính thủ công dễ sai. Jodoo giúp bạn tạo Bảng điều khiển (Dashboard) sử dụng Công Thức (Formula) để tính tổng chi phí tự động, hiển thị trực quan qua biểu đồ số. Hướng dẫn này sẽ dẫn bạn qua từng bước trong 15 phút, với dữ liệu mẫu, ví dụ thực tế, mẹo trình bày, và tài liệu tham khảo để khám phá thêm.

Công Thức và Bảng điều khiển làm được gì?

Công Thức tự động tính toán (cộng, trừ, nhân) trong biểu mẫu, ví dụ: tổng chi phí = nhân công + vật liệu. Bảng điều khiển hiển thị kết quả qua biểu đồ số hoặc cột, giúp bạn theo dõi tài chính dự án trực quan, lý tưởng cho quản lý chi phí mà không cần Excel. Xem thêm về Dashboard tại Giới thiệu giao diện Dashboard.

Chuẩn bị trước khi tạo

Để bắt đầu, bạn cần một biểu mẫu chứa dữ liệu chi phí. Dưới đây là cấu trúc biểu mẫu mẫu:

Trường	Loại dữ liệu	Ví dụ
Nhân công	Số	5,000,000
Vật liệu	Số	6,000,000
Khác	Số	1,000,000
Tổng chi phí	Công thức	12,000,000

Dữ liệu mẫu (3 bản ghi):

Nhân công (VND)	Vật liệu (VND)	Khác (VND)	Tổng chi phí (VND)
5,000,000	6,000,000	1,000,000	12,000,000
3,500,000	4,200,000	800,000	8,500,000
6,000,000	7,000,000	1,500,000	14,500,000

Hành động: Chuẩn bị biểu mẫu “Chi phí dự án” với các trường trên và nhập 3 bản ghi mẫu.

Ví dụ thực tế

Công ty xây dựng ABC theo dõi chi phí dự án tháng 10/2025. Bảng điều khiển hiển thị tổng chi phí 12 triệu VND, với chi tiết: Nhân công (5 triệu), Vật liệu (6 triệu), Khác (1 triệu). Biểu đồ số cho thấy tổng chi phí, và biểu đồ cột so sánh các hạng mục, giúp lãnh đạo dễ dàng đánh giá tài chính.

Hướng dẫn tạo Bảng điều khiển

Jodoo sẽ hướng dẫn bạn từng bước chi tiết, kèm ví dụ minh họa để bạn dễ áp dụng.

1. Đăng nhập và tạo ứng dụng

Đăng nhập vào Jodoo. Trong Workspace, nhấp “Tạo ứng dụng mới”, đặt tên “Quản Lý Chi Phí Dự Án”. Xem thêm Tạo ứng dụng đầu tiên.

2. Tạo biểu mẫu

Trong ứng dụng, vào mục “Biểu Mẫu”, nhấp “Tạo mới”, đặt tên “Chi Phí Dự Án”. Thêm các trường từ dữ liệu mẫu:

Nhân công: Kéo trường “Số”, đặt tên “Nhân công”, chọn định dạng “Tiền tệ (VND)”.
Vật liệu: Kéo trường “Số”, đặt tên “Vật liệu”, chọn định dạng “Tiền tệ (VND)”.
Khác: Kéo trường “Số”, đặt tên “Khác”, chọn định dạng “Tiền tệ (VND)”.

Kết quả: Biểu mẫu có 3 trường số, sẵn sàng nhập chi phí như bảng mẫu. Xem thêm Thiết kế biểu mẫu.

3. Thêm công thức

Thêm trường tính tổng chi phí:

Kéo trường “Công thức”, đặt tên “Tổng chi phí”.
Nhập công thức: [Nhân công] + [Vật liệu] + [Khác].
Chọn định dạng “Tiền tệ (VND)”.

Ví dụ: Với bản ghi mẫu (Nhân công: 5,000,000, Vật liệu: 6,000,000, Khác: 1,000,000), Tổng chi phí tự động tính là 12,000,000 VND. Xem chi tiết Công thức.

4. Nhập dữ liệu mẫu

Trong “Danh sách dữ liệu” của biểu mẫu, nhập 3 bản ghi từ bảng mẫu:

Bản ghi 1: Nhân công (5,000,000), Vật liệu (6,000,000), Khác (1,000,000).
Bản ghi 2: Nhân công (3,500,000), Vật liệu (4,200,000), Khác (800,000).
Bản ghi 3: Nhân công (6,000,000), Vật liệu (7,000,000), Khác (1,500,000).

Kết quả: Tổng chi phí tự động tính cho mỗi bản ghi (12,000,000; 8,500,000; 14,500,000).

5. Tạo Bảng điều khiển

Trong ứng dụng, vào mục “Bảng điều khiển”, nhấp “Tạo mới”, đặt tên “Chi Phí Tháng 10/2025”. Chọn biểu mẫu “Chi Phí Dự Án” làm nguồn dữ liệu.

6. Thêm biểu đồ số

Nhấp “Thêm thành phần”, chọn “Số” để hiển thị tổng chi phí:

Trường dữ liệu: Chọn “Tổng chi phí”.
Hàm: Chọn “Tổng” để tính tổng tất cả bản ghi.
Tiêu đề: “Tổng chi phí tháng 10”.
Định dạng: Tiền tệ (VND).

Kết quả: Biểu đồ số hiển thị 35,000,000 VND (tổng của 12,000,000 + 8,500,000 + 14,500,000).

7. Thêm biểu đồ cột

Để so sánh chi tiết, nhấp “Thêm thành phần”, chọn “Biểu đồ cột”:

Trục X: Chọn “Bản ghi” (hoặc thêm trường “Ngày nhập” nếu có).
Trục Y: Chọn “Nhân công”, “Vật liệu”, “Khác”.
Tiêu đề: “So sánh chi phí hạng mục”.
Màu sắc: Xanh cho Nhân công, Đỏ cho Vật liệu, Vàng cho Khác.

Kết quả: Biểu đồ cột so sánh 3 bản ghi, ví dụ: Bản ghi 1 (Nhân công: 5 triệu, Vật liệu: 6 triệu, Khác: 1 triệu).

8. Kiểm tra và lưu

Xem trước Bảng điều khiển:

Đảm bảo biểu đồ số hiển thị 35,000,000 VND.
Kiểm tra biểu đồ cột: Mỗi bản ghi hiển thị đúng giá trị Nhân công, Vật liệu, Khác.
Thêm bản ghi mới (ví dụ: Nhân công: 2,000,000, Vật liệu: 3,000,000, Khác: 500,000), xác minh tổng chi phí cập nhật thời gian thực.

Nhấp “Lưu” để hoàn tất. Xem thêm Thành phần dữ liệu.

Mẹo trình bày rõ ràng

Biểu đồ số: Dùng cho tổng quan (như “Tổng chi phí tháng 10”).
Biểu đồ cột: Dùng để so sánh hạng mục (Nhân công, Vật liệu, Khác).
Tiêu đề: Đặt ngắn gọn, cụ thể (ví dụ: “Chi Phí Tháng 10/2025”).
Lưu mẫu: Lưu Bảng điều khiển làm template để tái sử dụng cho các tháng sau.

Lưu ý tránh sai sót

Giá trị hợp lệ: Đảm bảo các trường Số (Nhân công, Vật liệu, Khác) không để trống hoặc chứa ký tự chữ.
Định dạng tiền tệ: Kiểm tra tất cả trường dùng định dạng VND để tránh lỗi hiển thị.
Thêm bộ lọc: Nếu có nhiều dữ liệu, thêm bộ lọc “Tháng” để xem chi phí theo tháng. Xem Bộ lọc dữ liệu.
Quyền truy cập: Đảm bảo chỉ quản lý hoặc nhóm tài chính xem Bảng điều khiển.

Thử thách 15 phút

Tạo biểu mẫu “Chi Phí Dự Án” với 3 trường: Nhân công, Vật liệu, Khác.
Thêm trường Công thức “Tổng chi phí” = [Nhân công] + [Vật liệu] + [Khác].
Nhập 3 bản ghi từ dữ liệu mẫu.
Tạo Bảng điều khiển với biểu đồ số (Tổng chi phí) và biểu đồ cột (so sánh hạng mục).
Thêm bản ghi mới, kiểm tra tổng chi phí cập nhật đúng.

Khắc phục lỗi nhanh

Tổng chi phí sai?: Kiểm tra công thức hoặc giá trị trường Số (ví dụ: không nhập “abc” vào Nhân công).
Biểu đồ không hiển thị?: Xác minh biểu mẫu có dữ liệu và làm mới Bảng điều khiển.
Định dạng tiền tệ lỗi?: Đặt lại định dạng VND trong “Cài đặt trường”.
Cần hỗ trợ?: Đặt câu hỏi tại Cộng đồng Jodoo.

Để xử lý các vấn đề khác, xem Nhận hỗ trợ.

Kết quả bạn đạt được

Bạn sẽ tạo Bảng điều khiển tính tổng chi phí dự án chính xác, với Công Thức tự động và biểu đồ trực quan. Kỹ năng này giúp bạn quản lý chi phí dự án, chi phí đi lại, hoặc ngân sách sự kiện, tiết kiệm thời gian, giảm sai sót, và trình bày số liệu thuyết phục với lãnh đạo.