Liên kết dữ liệu khách hàng với biểu mẫu đơn hàng trong 10 phút

Liên kết dữ liệu thông minh với Jodoo: Tự động hóa đơn hàng

Nhập liệu thủ công cho đơn hàng thường tốn thời gian và dễ sai sót, đặc biệt khi thông tin khách hàng đã có sẵn. Jodoo giúp bạn giải quyết vấn đề này với trường Chọn Dữ Liệu (Select Data), cho phép liên kết dữ liệu từ biểu mẫu khác để tự động điền thông tin. Hướng dẫn này sẽ chỉ bạn cách tạo biểu mẫu Đơn hàng thông minh trong 10 phút, kèm dữ liệu mẫu, ví dụ thực tế, mẹo tối ưu, và tài liệu tham khảo để khám phá thêm.

Chọn Dữ Liệu là gì?

Chọn Dữ Liệu là trường đặc biệt trong biểu mẫu Jodoo, cho phép lấy dữ liệu từ biểu mẫu khác (như thông tin khách hàng) để tự động điền, giảm nhập liệu thủ công và đảm bảo dữ liệu nhất quán. Xem thêm về biểu mẫu tại Thiết kế biểu mẫu.

Chuẩn bị trước khi tạo

Để liên kết dữ liệu, bạn cần một biểu mẫu nguồn chứa thông tin khách hàng:

• Biểu mẫu “Khách hàng”: Tạo biểu mẫu với các trường:
  • Tên (văn bản).
  • Số điện thoại (văn bản).
  • Email (văn bản).
  • Trạng thái (lựa chọn: Đang hoạt động, Không hoạt động).
• Nhập dữ liệu mẫu: Thêm ít nhất 5 bản ghi để thử nghiệm.

Dữ liệu mẫu (5 khách hàng):

Hành động: Tạo biểu mẫu “Khách hàng” trong Jodoo, nhập 5 bản ghi như bảng mẫu.

Ví dụ thực tế

Một cửa hàng bán lẻ tạo biểu mẫu “Đơn hàng” liên kết với biểu mẫu “Khách hàng”. Khi nhân viên chọn “Nguyễn Văn A” trong đơn hàng, hệ thống tự động điền Số điện thoại (0901234567) và Email (nva@company.com). Điều này giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu, tránh sai sót, và đảm bảo dữ liệu khách hàng nhất quán.

Hướng dẫn tạo biểu mẫu liên kết

Jodoo sẽ hướng dẫn bạn từng bước, kèm ví dụ minh họa để bạn dễ dàng áp dụng.

1. Đăng nhập và tạo ứng dụng

Đăng nhập vào Jodoo. Trong Workspace, nhấp “Tạo ứng dụng mới”, đặt tên “Quản Lý Đơn Hàng”. Nếu bạn mới bắt đầu, xem Tạo ứng dụng đầu tiên.

2. Tạo biểu mẫu “Đơn hàng”

Trong ứng dụng, vào mục “Biểu Mẫu”, nhấp “Tạo mới”, đặt tên “Đơn Hàng”. Thêm các trường cơ bản:

• Mã đơn hàng: Trường “Văn bản”, đặt tên “Mã đơn hàng”, bật “Bắt buộc”.
• Sản phẩm: Trường “Văn bản”, đặt tên “Sản phẩm”.
• Số lượng: Trường “Số”, đặt tên “Số lượng”.

3. Thêm trường Chọn Dữ Liệu

Để liên kết với biểu mẫu “Khách hàng”:

• Kéo trường “Chọn Dữ Liệu” từ thanh công cụ.
• Đặt tên: “Tên khách hàng”.
• Nguồn dữ liệu: Chọn biểu mẫu “Khách hàng”.
• Trường hiển thị: Chọn “Tên” (để người dùng thấy danh sách tên khách hàng).
• Trường liên kết: Chọn “Số điện thoại” và “Email” để tự động điền.

Kết quả: Khi chọn “Nguyễn Văn A” trong trường “Tên khách hàng”, các trường “Số điện thoại” (0901234567) và “Email” (nva@company.com) tự động điền.

4. Tùy chỉnh biểu mẫu

Để biểu mẫu dễ dùng:

• Bộ lọc: Trong “Cài đặt trường” của “Tên khách hàng”, thêm bộ lọc “Trạng thái = Đang hoạt động” để chỉ hiển thị khách hàng đang hoạt động (như Nguyễn Văn A, Trần Thị Bình).
• Tiêu đề: Thêm tiêu đề “Đơn Hàng Tháng 5/2025” (trong “Cài đặt biểu mẫu” > “Tiêu đề”).
• Màu sắc: Chọn chủ đề xanh lá để giao diện thân thiện (trong “Cài đặt” > “Chủ đề”).

Ví dụ: Biểu mẫu “Đơn hàng” hiển thị danh sách khách hàng đang hoạt động, với các trường tự động điền gọn gàng.

5. Kiểm tra và lưu

Nhấp “Xem trước” để thử điền 2 đơn hàng:

• Đơn 1: Mã đơn hàng “DH001”, Sản phẩm “Áo thun”, Số lượng “5”, Tên khách hàng “Nguyễn Văn A” (tự động điền Số điện thoại “0901234567”, Email “nva@company.com”).
• Đơn 2: Mã đơn hàng “DH002”, Sản phẩm “Quần jeans”, Số lượng “3”, Tên khách hàng “Trần Thị Bình” (tự động điền Số điện thoại “0912345678”, Email “binh.tran@company.com”).

Vào “Danh sách dữ liệu” để kiểm tra: Đảm bảo dữ liệu khách hàng hiển thị đúng và lưu chính xác. Nhấp “Lưu” để hoàn tất. Xem thêm Quản lý dữ liệu biểu mẫu.

Mẹo tối ưu liên kết dữ liệu

• Cập nhật thường xuyên: Thêm bản ghi mới vào biểu mẫu “Khách hàng” để dữ liệu luôn mới nhất.
• Bộ lọc thông minh: Sử dụng bộ lọc “Trạng thái = Đang hoạt động” để loại bỏ khách hàng không còn giao dịch.
• Tên trường rõ ràng: Đặt tên như “Tên khách hàng” thay vì “Khách hàng” để dễ hiểu.
• Thử nghiệm: Điền thử 3-5 đơn hàng để kiểm tra tốc độ và độ chính xác của liên kết.

Để tối ưu biểu mẫu, tham khảo Tối ưu biểu mẫu.

Lưu ý tránh sai sót

• Dữ liệu nguồn đầy đủ: Đảm bảo biểu mẫu “Khách hàng” có ít nhất 5 bản ghi và không thiếu trường “Tên”, “Số điện thoại”.
• Quyền truy cập: Kiểm tra quyền chia sẻ của biểu mẫu “Khách hàng” để nhân viên khác thấy dữ liệu liên kết (trong “Cài đặt” > “Chia sẻ”). Xem Cài đặt chia sẻ biểu mẫu.
• Không xóa biểu mẫu nguồn: Tránh xóa biểu mẫu “Khách hàng” vì sẽ làm mất liên kết.
• Mạng ổn định: Lưu biểu mẫu khi kết nối internet tốt để tránh lỗi.

Thử thách 10 phút

1. Tạo biểu mẫu “Khách hàng” với 5 bản ghi (dùng bảng mẫu).
2. Tạo biểu mẫu “Đơn hàng” với trường Chọn Dữ Liệu liên kết đến “Khách hàng”.
3. Thêm bộ lọc “Trạng thái = Đang hoạt động” cho trường “Tên khách hàng”.
4. Điền thử 2 đơn hàng (dùng dữ liệu Nguyễn Văn A, Trần Thị Bình), kiểm tra dữ liệu tự động điền.

Khắc phục lỗi nhanh

• Dữ liệu không hiển thị?: Kiểm tra liên kết trường trong “Cài đặt” của “Tên khách hàng” hoặc quyền truy cập biểu mẫu “Khách hàng”.
• Bản ghi thiếu?: Xác minh biểu mẫu “Khách hàng” có đủ dữ liệu (ít nhất 5 bản ghi).
• Liên kết lỗi?: Tạo lại trường Chọn Dữ Liệu hoặc làm mới trang.
• Cần hỗ trợ?: Đặt câu hỏi tại Cộng đồng Jodoo.

Để xử lý các vấn đề khác, xem Nhận hỗ trợ.

Kết quả bạn đạt được

Bạn sẽ tạo được biểu mẫu Đơn hàng thông minh, tự động điền thông tin khách hàng, tiết kiệm thời gian nhập liệu và tránh sai sót. Kỹ năng này áp dụng cho quản lý đơn hàng, kho, hoặc dịch vụ, giúp nâng cao hiệu quả và đảm bảo dữ liệu chính xác trong doanh nghiệp.

Khám phá thêm

• Thiết kế biểu mẫu
• Quản lý dữ liệu biểu mẫu
• Cài đặt chia sẻ biểu mẫu
• Nhận hỗ trợ