Tự động thông báo email với Jodoo: Giao tiếp nhanh, minh bạch
Thông báo kịp thời là chìa khóa để quy trình phê duyệt diễn ra suôn sẻ, nhưng người mới có thể bối rối khi cấu hình thông báo tự động. Jodoo sẽ hướng dẫn bạn từng bước thiết lập thông báo email trong Quy trình làm việc (Workflow), giúp đội ngũ luôn cập nhật trạng thái đơn hàng. Với dữ liệu mẫu, ví dụ thực tế, mẹo tối ưu, và các tài liệu tham khảo, bạn sẽ tự tin cải thiện giao tiếp trong 10 phút.
Thông báo tin nhắn là gì?
Thông Báo Tin Nhắn trong Jodoo tự động gửi email hoặc tin nhắn in-app khi trạng thái Workflow thay đổi, như khi đơn hàng được phê duyệt. Tính năng này giúp giảm hiểu lầm và giữ đội ngũ đồng bộ. Xem thêm về Workflow tại Tạo quy trình công việc.
Chuẩn bị trước khi cấu hình
Để thiết lập thông báo, bạn cần:
- Quy trình làm việc: Tạo Workflow “Phê Duyệt Đơn Hàng” với các nút “Nộp đơn” và “Phê duyệt”.
- Biểu mẫu: Liên kết Workflow với biểu mẫu chứa các trường: Mã đơn hàng, Giá trị, Người nộp.
- Email hệ thống: Đảm bảo email hệ thống Jodoo được cấu hình trong “Cài đặt”.
Dữ liệu mẫu (2 đơn hàng):
| Mã đơn hàng | Giá trị | Người nộp | Trạng thái |
|---|---|---|---|
| DH001 | 5 triệu đồng | Nguyễn Văn An (an.nguyen@company.com) | Đã duyệt |
| DH002 | 3 triệu đồng | Trần Thị Bình (binh.tran@company.com) | Chờ duyệt |
Hành động: Chuẩn bị Workflow và ghi chú dữ liệu mẫu để cấu hình thông báo.
Ví dụ thực tế
Một cửa hàng trực tuyến sử dụng Jodoo để quản lý đơn hàng. Khi quản lý phê duyệt đơn hàng DH001 (5 triệu đồng), nhân viên kinh doanh Nguyễn Văn An nhận email thông báo: “Đơn hàng DH001 đã được phê duyệt vào 18/05/2025”. Email chứa chi tiết đơn hàng, giúp An cập nhật khách hàng ngay lập tức, tăng tính chuyên nghiệp.
Hướng dẫn thiết lập thông báo email
Jodoo sẽ hướng dẫn bạn từng bước chi tiết, kèm ví dụ minh họa để bạn dễ áp dụng.
1. Đăng nhập và vào ứng dụng
Đăng nhập vào Jodoo. Trong Workspace, vào ứng dụng “Quản Lý Đơn Hàng”. Nếu chưa tạo ứng dụng, xem Tạo ứng dụng đầu tiên.
2. Mở Quy trình làm việc
Trong ứng dụng, vào mục “Quy trình làm việc”, chọn Workflow “Phê Duyệt Đơn Hàng”. Nếu chưa có Workflow, tạo mới với 2 nút: “Nộp đơn” (cho nhân viên kinh doanh) và “Phê duyệt” (cho quản lý). Xem Tạo quy trình công việc.
3. Kích hoạt thông báo cho nút “Phê duyệt”
Trong Workflow, nhấp vào nút “Phê duyệt”:
- Chọn “Thêm hành động” > “Gửi thông báo”.
- Chọn kênh: “Email”.
- Người nhận: Chọn “Người nộp đơn” (ví dụ: an.nguyen@company.com).
- Kích hoạt khi: Trạng thái chuyển sang “Đã duyệt”.
Kết quả: Khi quản lý phê duyệt đơn, email tự động gửi đến nhân viên kinh doanh.
4. Tùy chỉnh nội dung email
Trong cài đặt thông báo, tùy chỉnh email:
- Tiêu đề: “Cập nhật đơn hàng {Mã đơn hàng}” (dùng biến {Mã đơn hàng} để cá nhân hóa, ví dụ: “Cập nhật đơn hàng DH001”).
- Nội dung: “Đơn hàng {Mã đơn hàng} của bạn đã được phê duyệt vào {Ngày duyệt}, giá trị {Giá trị}. Vui lòng liên hệ khách hàng.” (Ví dụ: “Đơn hàng DH001 của bạn đã được phê duyệt vào 18/05/2025, giá trị 5 triệu đồng.”).
- Người gửi: Sử dụng email hệ thống Jodoo (ví dụ: no-reply@jodoo.com).
Kết quả: Email ngắn gọn (dưới 50 từ), rõ ràng, và cá nhân hóa với thông tin đơn DH001. Xem thêm Cài đặt thông báo email.
5. Kiểm tra thông báo
Nộp thử đơn với dữ liệu mẫu (DH001, 5 triệu đồng, an.nguyen@company.com):
- Phê duyệt đơn trong Workflow.
- Mở “Trung tâm tin nhắn” (trong Workspace) > “Lịch sử thông báo”.
- Xác minh: Email gửi đến “an.nguyen@company.com” với tiêu đề “Cập nhật đơn hàng DH001” và nội dung đúng.
Ví dụ: Bạn thấy thông báo gửi lúc 09:12 18/05/2025, trạng thái “Đã gửi”. Xem Quản lý thông báo.
Mẹo tối ưu thông báo
- Sử dụng biến: Dùng {Mã đơn hàng}, {Giá trị}, {Ngày duyệt} để email cá nhân hóa, ví dụ: “Đơn hàng DH001, 5 triệu đồng”.
- Gửi lại: Đặt lịch gửi lại sau 24 giờ nếu người nhận chưa đọc (trong “Cài đặt thông báo”).
- Nội dung ngắn gọn: Giữ email dưới 50 từ, tập trung vào thông tin chính (trạng thái, hành động cần làm).
- Thử nghiệm: Gửi email test đến email cá nhân trước khi triển khai.
Lưu ý tránh sai sót
- Email chính xác: Kiểm tra email người nhận (như “an.nguyen@company.com”) trước khi cấu hình.
- Cấu hình email hệ thống: Vào “Cài đặt” > “Email” để xác minh email hệ thống hoạt động. Xem Cài đặt thông báo email.
- Thử trên thiết bị: Kiểm tra email hiển thị tốt trên PC và điện thoại.
- Spam: Đảm bảo email Jodoo không bị chặn trong hộp thư spam của người nhận.
Thử thách 10 phút
- Tạo Workflow “Phê Duyệt Đơn Hàng” với biểu mẫu (Mã đơn hàng, Giá trị, Người nộp).
- Cấu hình thông báo email cho nút “Phê duyệt” với tiêu đề “Cập nhật đơn hàng {Mã đơn hàng}”.
- Nộp thử đơn (DH001, 5 triệu đồng, an.nguyen@company.com) và phê duyệt.
- Kiểm tra email trong “Trung tâm tin nhắn” > “Lịch sử thông báo”.
Khắc phục lỗi nhanh
- Email không gửi?: Kiểm tra cấu hình email hệ thống hoặc email người nhận.
- Nội dung sai?: Xác minh biến (như {Mã đơn hàng}) khớp với trường trong biểu mẫu.
- Không thấy lịch sử?: Làm mới “Trung tâm tin nhắn” hoặc kiểm tra kết nối mạng.
- Cần hỗ trợ?: Đặt câu hỏi tại Cộng đồng Jodoo.
Để xử lý các vấn đề khác, xem Nhận hỗ trợ.
Kết quả bạn đạt được
Bạn sẽ thiết lập thông báo email tự động, đảm bảo nhân viên kinh doanh nhận cập nhật khi đơn hàng được phê duyệt. Kỹ năng này áp dụng cho các quy trình như phê duyệt chi phí, bảo trì, hoặc báo cáo, giúp tăng minh bạch, giảm hiểu lầm, và tạo quy trình chuyên nghiệp.
