Mời đồng nghiệp tham gia dự án Jodoo trong 5 phút

Mời đồng nghiệp vào Jodoo: Khởi động đội ngũ nhanh chóng

Không Gian Làm Việc (Workspace) của Jodoo là nơi bạn xây dựng đội ngũ cộng tác, nhưng mời đồng nghiệp và phân quyền đúng có thể khiến người mới lo lắng. Jodoo sẽ hướng dẫn bạn cách mời đồng nghiệp vào dự án trong 5 phút, sử dụng Quản Lý Danh Bạ để thêm thành viên và phân quyền chính xác. Với dữ liệu mẫu, ví dụ thực tế, mẹo quản lý, và các tài liệu tham khảo, bạn sẽ tự tin tổ chức đội ngũ hiệu quả ngay từ đầu.

Quản Lý Danh Bạ là gì?

Quản Lý Danh Bạ trong Workspace cho phép bạn mời đồng nghiệp, quản lý thông tin thành viên, và phân quyền (thành viên hoặc quản trị viên). Đây là bước đầu tiên để xây dựng đội ngũ cộng tác trên Jodoo. Xem thêm về Workspace tại Làm chủ Không Gian Làm Việc.

Chuẩn bị trước khi mời

Để mời đồng nghiệp hiệu quả, bạn cần xác định:

• Danh sách đồng nghiệp: Email và vai trò (thành viên hoặc quản trị viên).
• Mục đích dự án: Ví dụ, quản lý khách hàng.

Dữ liệu mẫu (3 đồng nghiệp):

Hành động: Chuẩn bị danh sách email như bảng mẫu và xác định vai trò cho từng người.

Ví dụ thực tế

Một nhóm kinh doanh tạo dự án “Quản Lý Khách Hàng” trên Jodoo. Họ mời 3 nhân viên: Trần Thị Bình và Lê Minh Châu (vai trò thành viên) để nhập dữ liệu khách hàng, và Phạm Quốc Dũng (vai trò quản trị viên) để tạo biểu mẫu và quản lý dữ liệu. Trong 5 phút, cả 3 nhận lời mời qua email, tham gia dự án, và bắt đầu làm việc.

Hướng dẫn mời đồng nghiệp

Jodoo sẽ hướng dẫn bạn từng bước chi tiết, kèm ví dụ minh họa để bạn dễ dàng áp dụng.

1. Đăng nhập và vào Workspace

Đăng nhập vào Jodoo. Trong Workspace, bạn thấy các tab “Ứng dụng”, “Danh bạ”, “Tin nhắn”. Nếu chưa có tài khoản, xem Tạo tài khoản Jodoo.

2. Truy cập Danh bạ

Nhấp tab “Danh bạ” để xem danh sách thành viên hiện tại. Nhấp “Mời thành viên” (nút góc trên bên phải) để bắt đầu.

3. Gửi lời mời

Trong giao diện mời thành viên:

• Nhập email: Thêm 3 email từ bảng mẫu: “binh.tran@company.com”, “chau.le@company.com”, “dung.pham@company.com”.
• Chọn dự án: Chọn dự án “Quản Lý Khách Hàng” (hoặc bất kỳ ứng dụng nào bạn đã tạo).
• Nhấp “Gửi lời mời”.

Kết quả: 3 nhân viên nhận email chứa link tham gia dự án. Xem thêm Quản lý danh bạ.

4. Phân quyền

Trong khi mời hoặc sau khi họ chấp nhận, phân quyền cho từng người:

• Thành viên: Chỉ xem và nhập dữ liệu (phù hợp cho Bình và Châu). Nhiệm vụ: Nhập thông tin khách hàng.
• Quản trị viên: Có thể chỉnh sửa ứng dụng, tạo biểu mẫu, quản lý dữ liệu (phù hợp cho Dũng). Nhiệm vụ: Thiết kế biểu mẫu và giám sát dự án.

Cách phân quyền: Trong “Danh bạ”, nhấp vào tên thành viên, chọn “Vai trò”, và đặt “Thành viên” hoặc “Quản trị viên”. Xem chi tiết Quản trị viên.

5. Kiểm tra trạng thái lời mời

Quay lại “Danh bạ” để xem trạng thái:

• Đã chấp nhận: Thành viên xuất hiện với trạng thái “Đang hoạt động”.
• Chưa phản hồi: Hiển thị “Đang chờ”. Nhấp “Gửi lại lời mời” nếu sau 24 giờ chưa phản hồi.

Ví dụ: Sau 2 giờ, Bình và Dũng chấp nhận lời mời, nhưng Châu chưa phản hồi. Bạn gửi lại lời mời cho “chau.le@company.com”.

Để theo dõi thông báo, kiểm tra “Trung tâm tin nhắn” (ví dụ: “Trần Thị Bình đã tham gia”). Xem Quản lý thông báo.

Mẹo quản lý đội ngũ

• Ghi chú vai trò: Trong “Danh bạ”, thêm ghi chú (ví dụ: “Bình: Nhập liệu khách hàng”) để dễ quản lý.
• Giới hạn quản trị viên: Chỉ gán 1-2 quản trị viên (như Dũng) để tránh chỉnh sửa lộn xộn.
• Lưu danh sách email: Lưu bảng mẫu vào tệp Excel để tái sử dụng cho các dự án sau.
• Thông báo: Bật thông báo email trong “Trung tâm tin nhắn” để biết khi thành viên tham gia.

Lưu ý tránh sai sót

• Email chính xác: Kiểm tra email (như “binh.tran@company.com”) trước khi gửi lời mời.
• Quyền mời: Chỉ quản trị viên hoặc siêu quản trị viên được mời thành viên. Xem Quản trị viên.
• Dung lượng tài khoản: Đảm bảo tài khoản Jodoo của bạn đủ slot để thêm thành viên (kiểm tra trong “Cài đặt” > “Gói dịch vụ”).
• Mạng ổn định: Gửi lời mời khi kết nối internet tốt để tránh lỗi.

Thử thách 5 phút

1. Mở “Danh bạ” trong Workspace, nhấp “Mời thành viên”.
2. Mời 1 đồng nghiệp giả lập (email: “binh.tran@company.com”), chọn vai trò “Thành viên”.
3. Gửi lời mời vào dự án “Quản Lý Khách Hàng”.
4. Kiểm tra trạng thái lời mời trong “Danh bạ” và “Trung tâm tin nhắn”.

Khắc phục lỗi nhanh

• Không nhận được lời mời?: Kiểm tra cấu hình email hệ thống (trong “Cài đặt” > “Email”) hoặc gửi lại lời mời.
• Lời mời không hiển thị?: Xác minh bạn có quyền quản trị viên hoặc liên hệ siêu quản trị viên.
• Email sai?: Hủy lời mời trong “Danh bạ” và gửi lại với email đúng.
• Cần hỗ trợ?: Đặt câu hỏi tại Cộng đồng Jodoo.

Để xử lý các vấn đề khác, xem Nhận hỗ trợ.

Kết quả bạn đạt được

Bạn sẽ mời đồng nghiệp vào dự án Jodoo dễ dàng, phân quyền chính xác, và theo dõi trạng thái lời mời. Kỹ năng này giúp bạn xây dựng đội ngũ cộng tác cho các dự án như quản lý khách hàng, kho, hoặc sự kiện, đảm bảo đúng người đúng vai trò, và đẩy nhanh tiến độ công việc.

Khám phá thêm

• Làm chủ Không Gian Làm Việc
• Quản lý danh bạ
• Quản trị viên
• Nhận hỗ trợ