Thiết lập quy trình phê duyệt đơn xin nghỉ phép trong 10 phút

Quy trình làm việc Jodoo: Tự động hóa đơn xin nghỉ phép dễ dàng

Quy trình làm việc (Workflow) của Jodoo giúp tự động hóa các tác vụ hành chính như phê duyệt đơn xin nghỉ phép, giảm thao tác thủ công và tăng tính minh bạch. Jodoo sẽ hướng dẫn bạn tạo một Workflow cơ bản trong 10 phút, với dữ liệu mẫu, ví dụ thực tế, mẹo tối ưu, và các tài liệu tham khảo. Không cần kỹ năng công nghệ, bạn sẽ tự tin xây dựng quy trình hiệu quả ngay hôm nay.

Workflow là gì?

Workflow tự động hóa luồng phê duyệt, như đơn xin nghỉ phép, giúp nhân viên nộp đơn và quản lý duyệt nhanh chóng, minh bạch. Nó giảm sai sót và đảm bảo yêu cầu được xử lý kịp thời. Xem thêm tại Tạo quy trình công việc.

Chuẩn bị trước khi tạo

Để thiết kế Workflow, bạn cần xác định:

• Luồng phê duyệt: Nhân viên nộp đơn, quản lý phê duyệt.
• Thông tin cần thiết:
  • Tên nhân viên (văn bản).
  • Ngày nghỉ (ngày).
  • Lý do nghỉ (văn bản dài).

Dữ liệu mẫu (2 đơn xin nghỉ):

Hành động: Ghi chú các trường và luồng trên để thiết kế Workflow.

Ví dụ thực tế

Anh An nộp đơn xin nghỉ 3 ngày (10-12/06/2025) vì lý do cá nhân. Quản lý nhận thông báo qua email, đăng nhập Jodoo, và phê duyệt trong 5 phút. Trạng thái đơn chuyển từ “Chờ duyệt” sang “Đã duyệt”, và Anh An nhận thông báo xác nhận. Workflow giúp quy trình nhanh gọn, không cần trao đổi thủ công.

Hướng dẫn thiết lập Workflow

Jodoo sẽ dẫn bạn qua các bước chi tiết, kèm ví dụ minh họa và dữ liệu mẫu.

1. Đăng nhập và tạo ứng dụng

Đăng nhập vào Jodoo. Trong Workspace, nhấp “Tạo ứng dụng mới”, đặt tên “Quản Lý Nghỉ Phép”. Xem thêm Tạo ứng dụng đầu tiên.

2. Tạo biểu mẫu

Trong ứng dụng, vào “Biểu Mẫu”, nhấp “Tạo mới”, đặt tên “Đơn Xin Nghỉ Phép”. Thêm các trường từ dữ liệu mẫu:

• Tên nhân viên: Kéo trường “Văn bản”, đặt tên “Tên nhân viên”, bật “Bắt buộc”.
• Ngày nghỉ: Kéo trường “Ngày”, đặt tên “Ngày nghỉ”, chọn kiểu “Phạm vi ngày”.
• Lý do nghỉ: Kéo trường “Văn bản dài”, đặt tên “Lý do nghỉ”.

Kết quả: Biểu mẫu sẵn sàng thu thập đơn như bảng mẫu. Xem thêm Thiết kế biểu mẫu.

3. Thêm Workflow

Trong ứng dụng, vào “Quy trình làm việc”, nhấp “Tạo mới”, đặt tên “Phê Duyệt Đơn Xin Nghỉ Phép”.

4. Thiết lập nút phê duyệt

Trong giao diện Workflow, thêm 2 nút (node):

• Nút “Nộp đơn”:
  • Đặt tên: “Nộp đơn”.
  • Gán cho: “Người gửi” (nhân viên).
  • Liên kết với biểu mẫu “Đơn Xin Nghỉ Phép”.
• Nút “Phê duyệt”:
  • Đặt tên: “Phê duyệt”.
  • Gán cho: “Người phê duyệt” (quản lý).
  • Thêm tùy chọn: “Đồng ý” và “Từ chối” (với trường “Lý do từ chối”).

Ví dụ: Anh An nộp đơn qua “Nộp đơn”, quản lý thấy đơn trong “Phê duyệt” và chọn “Đồng ý”.

5. Phân quyền và điều kiện

Cấu hình người phê duyệt:

• Gán quản lý: Trong nút “Phê duyệt”, nhập email quản lý (ví dụ: “quanly@company.com”).
• Điều kiện tự động: Thêm quy tắc “Nếu Ngày nghỉ < 5 ngày, tự động duyệt” (vào “Cài đặt nút” > “Điều kiện”).

Kết quả: Đơn 3 ngày của Anh An được tự động duyệt. Xem thêm Người phê duyệt.

6. Kích hoạt thông báo và kiểm tra

Để đảm bảo luồng hoạt động:

• Thông báo: Vào “Cài đặt Workflow” > “Thông báo”, bật email và in-app, đặt thời hạn phê duyệt: 24 giờ.
• Kiểm tra: Nộp thử đơn (Nguyễn Văn An, 10-12/06/2025, Lý do cá nhân). Kiểm tra:
  • Quản lý nhận email thông báo.
  • Trạng thái đơn chuyển từ “Chờ duyệt” sang “Đã duyệt”.

Nhấp “Kích hoạt” để chạy Workflow. Xem thêm Quản lý thông báo.

Mẹo tối ưu Workflow

• Thời hạn phê duyệt: Đặt 24 giờ để xử lý nhanh.
• Nút “Từ chối”: Thêm trường “Lý do từ chối” để minh bạch.
• Thông báo kép: Kết hợp email và in-app để quản lý không bỏ sót.
• Thử nghiệm: Nộp 2 đơn thử (dùng dữ liệu mẫu) để kiểm tra luồng.

Lưu ý tránh sai sót

• Tài khoản quản lý: Đảm bảo quản lý có tài khoản Jodoo và quyền truy cập.
• Cấu hình email: Kiểm tra email hệ thống trong “Cài đặt” > “Thông báo”. Xem Cài đặt thông báo email.
• Hiển thị: Thử Workflow trên PC và điện thoại để đảm bảo giao diện mượt.

Thử thách 10 phút

1. Tạo biểu mẫu “Đơn Xin Nghỉ Phép” với 3 trường: Tên nhân viên, Ngày nghỉ, Lý do nghỉ.
2. Tạo Workflow với 2 nút: “Nộp đơn” và “Phê duyệt”.
3. Gán quản lý (email “quanly@company.com”), bật thông báo email.
4. Nộp thử đơn (Nguyễn Văn An), kiểm tra thông báo và trạng thái.

Khắc phục lỗi nhanh

• Không nhận thông báo?: Kiểm tra cấu hình email hoặc quyền quản lý.
• Trạng thái không cập nhật?: Làm mới trang hoặc kiểm tra nút phê duyệt.
• Đơn không hiển thị?: Xác minh biểu mẫu đã liên kết đúng.
• Cần hỗ trợ?: Đặt câu hỏi tại Cộng đồng Jodoo.

Xem thêm Nhận hỗ trợ.

Kết quả bạn đạt được

Bạn sẽ thiết lập Workflow phê duyệt đơn xin nghỉ phép hoàn chỉnh, tự động hóa quy trình hành chính, giảm sai sót, và tăng tính chuyên nghiệp. Kỹ năng này áp dụng cho phê duyệt chi phí, đặt hàng, hoặc quản lý vật tư, giúp đội ngũ phối hợp hiệu quả và tiết kiệm thời gian.

Khám phá thêm

• Tạo quy trình công việc
• Người phê duyệt
• Cài đặt thông báo email
• Nhận hỗ trợ