Trong bài viết này, chúng tôi sẽ sử dụng tình huống thực tế về bán hàng để giới thiệu cách tự động phân bổ lead (khách hàng tiềm năng) theo tỷ trọng bằng Automation Pro trong Jodoo.

Phân bổ lead tự động là gì?

Lead là thông tin thô thu nhận được ngay sau lần tiếp xúc đầu tiên với khách hàng. Lead nằm ở bước đầu trong quy trình bán hàng, cung cấp dữ liệu cơ bản để tìm hiểu và phát triển khách hàng, từ đó tạo ra cơ hội bán hàng.

Có hai hình thức phân bổ lead tự động: phân bổ tuần tự và phân bổ theo trọng số.

• Phân bổ tuần tự: Lead được gán cho nhân viên kinh doanh theo thứ tự đã định sẵn.

• Phân bổ theo trọng số: Lead sẽ được phân bổ cho nhân viên theo tỷ trọng quy định dựa trên giá trị trọng số của mỗi người.

Trong ví dụ này, các lead sẽ được tự động phân bổ dựa vào khu vực kinh doanh và trọng số để đảm bảo lead được xử lý kịp thời.

Minh họa

Ví dụ: Có hai nhân viên kinh doanh, Lily và Alice, cùng ở khu vực New York. Lead được phân bổ theo tỷ lệ 2:1, nghĩa là Lily nhận gấp đôi số lead so với Alice.

Khi bạn tạo lead đầu tiên và thứ hai cho khu vực New York trong biểu mẫu, trường 'Người phụ trách' sẽ tự động là Lily. Khi thêm lead thứ ba khu vực New York, trường này sẽ là Alice.

Điều kiện cần thiết

Để triển khai tính năng này, bạn cần tạo trước hai biểu mẫu sau:

1. Tạo Biểu mẫu Lead và cài đặt các trường như sau. Biểu mẫu này giúp thu thập thông tin liên hệ của lead như email, số điện thoại, địa chỉ,... để đội ngũ bán hàng tiếp cận và chuyển đổi.

2. Tạo Biểu mẫu Phân bổ Nhân viên Kinh doanh và cài đặt các trường như sau. Biểu mẫu này dùng để ghi nhận thông tin nhân viên kinh doanh và cài đặt trọng số phân bổ.

Nhập thông tin nhân viên theo từng khu vực và cài đặt quyền phân bổ dựa theo trường sau:

• Thứ tự phân bổ: Xác định thứ tự phân bổ lead (số thứ tự càng nhỏ, quyền ưu tiên càng cao). Ví dụ: Hai nhân viên New York (Lily, Alice) được phân bổ theo trọng số 2:1 → nhập 2 bản ghi cho Lily (thứ tự 1, 2) và 1 bản ghi cho Alice (thứ tự 3).
• Số lượt phân bổ: Ghi nhận số lần nhân viên được gán lead ở khu vực (bắt đầu từ 0). Mỗi lượt gán sẽ tự động tăng thêm 1 nhờ Automation Pro.

Cách thiết lập phân bổ lead tự động?

Bước 1: Thêm Automation Pro

Truy cập mục Tiện ích của Biểu mẫu Lead. Thêm Automation Pro và đổi tên thành Phân bổ Lead tự động. Chọn Form Trigger với Biểu mẫu Lead.

Bước 2: Thiết lập các node

Chọn node trigger và nhấp Thêm Trigger
Chọn Thêm bản ghi làm trigger.

Bước 3: Tiền xử lý lead

Sử dụng Node Tính toán để nhóm lead theo khu vực, từ đó phân bổ nhân viên phù hợp. Nếu trường Khu vực trong Biểu mẫu Lead trống hoặc không thuộc danh sách đã phân bổ, lead sẽ được xếp vào Khu vực Telemarketing.
1. Thêm node Tính toán dưới trigger.
2. Đặt tên node là Tiền xử lý lead, chọn Tính toán công thức và thêm công thức: IF(LEN(Dữ liệu được kích hoạt)>0, Dữ liệu được kích hoạt-Khu vực, "Telemarketing Region").
3. Chọn Kết quả phép tính: Dạng Text.

Bước 4: Truy vấn người phụ trách

Bằng cách truy vấn bản ghi, bạn có thể thiết lập quy tắc sắp xếp và tìm nhân viên phù hợp.
1. Thêm node Truy vấn bản ghi dưới node Tiền xử lý lead.
2. Đặt tên node là Truy vấn người phụ trách. Chọn Biểu mẫu Phân bổ Nhân viên Kinh Doanh làm biểu mẫu đích. Thêm điều kiện lọc khu vực.
3. Quy tắc sắp xếp: trường Thứ tự phân bổ — tăng dần.

Bước 5: Phân bổ lead cho người phụ trách

Dùng Cập nhật bản ghi để cập nhật trường Người phụ trách trên Biểu mẫu Lead dựa theo kết quả truy vấn.
1. Thêm node Cập nhật bản ghi dưới node Truy vấn người phụ trách.
2. Đặt tên node là Phân bổ lead. Ở mục Update, chọn đối tượng là Bản ghi tại các node và chỉ định tới Dữ liệu được kích hoạt. Trường cập nhật: Người phụ trách = Trường giá trị ở node Truy vấn người phụ trách - Tên nhân viên.

Bước 6: Lưu và kích hoạt

Sau khi hoàn tất cài đặt, nhấn Lưu & Xuất bản để hoàn tất Automation Pro.

Bạn đã đọc xong bài hướng dẫn. 🏆

👉Sẵn sàng THIẾT LẬP PHÂN BỔ LEAD TỰ ĐỘNG.

👉Cần thêm trợ giúp? Cộng đồng Jodoo.