Cách Thiết Lập Bảng Tính Tổng Hợp?

Bước 1 Chọn Biểu Mẫu Nguồn

Bước đầu tiên để thiết lập bảng tính tổng hợp là chọn biểu mẫu nguồn. Nếu dữ liệu từ một biểu mẫu, chuyển đến Biểu Mẫu Đơn và chọn biểu mẫu từ danh sách thả xuống. Nếu dữ liệu từ nhiều biểu mẫu, chuyển đến Liên Kết Nhiều Biểu Mẫu và chọn các biểu mẫu.

Bước 2 Chọn Các Trường Kết Nối

Đối với Biểu Mẫu Đơn, bạn chỉ cần chọn trực tiếp một biểu mẫu từ danh sách thả xuống. Đối với Liên Kết Nhiều Biểu Mẫu, bạn cũng cần chọn các trường để kết nối sau khi chọn biểu mẫu.

Tìm các trường giống nhau với cùng giá trị trong các biểu mẫu nguồn, kết nối các biểu mẫu với các trường này và tổng hợp dữ liệu.

Ví dụ, biểu mẫu Hợp Đồng Mua Hàng ghi lại các hợp đồng đã mua, biểu mẫu Nhập Sản Phẩm ghi lại số lượng hàng đã bán, và biểu mẫu Trả Hàng ghi lại số lượng hàng trả lại. Kết nối ba biểu mẫu với trường Số Hợp Đồng và trường Nhà Cung Cấp để lấy thông tin bán hàng thực tế.

Bước 3 Thiết Lập Bộ Lọc

Vào Thiết Lập Bộ Lọc để loại bỏ dữ liệu không cần thiết trước khi tính toán nhằm đảm bảo độ chính xác và hiệu quả của dữ liệu tiền xử lý.

Ví dụ, khi điền hợp đồng mua hàng cần phê duyệt. Để lấy chính xác số lượng sản phẩm đã đặt hàng cho việc tính toán doanh số, bạn phải lọc lấy các hợp đồng đã được phê duyệt trong các quy trình làm việc hoàn tất.

Bước 4 Thiết Lập Tiêu Đề Hàng

Thiết lập các trường hiển thị làm tiêu đề hàng trong bảng tổng hợp. Nói cách khác, bảng tổng hợp sẽ tổng hợp dữ liệu của các trường tiêu đề hàng.

Đối với Biểu Mẫu Đơn, các trường trong biểu mẫu nguồn có thể được chọn làm tiêu đề hàng. Đối với Liên Kết Nhiều Biểu Mẫu, các trường đã kết nối của biểu mẫu nguồn có thể được chọn làm tiêu đề hàng.

Tùy chỉnh tên hiển thị của tiêu đề hàng như hình dưới:

Dưới đây là các kiểu trường được hỗ trợ làm tiêu đề hàng: Dòng Đơn, Chọn Radio, Chọn Một, Số Thứ Tự, Thành Viên, và Phòng Ban.

Ngoại trừ các kiểu trường trên, tất cả các kiểu trường khác không được hỗ trợ để đặt làm tiêu đề hàng.

Bước 5 Thiết Lập Trường Đo Lường

Bảng tổng hợp sẽ xử lý giá trị của các trường từ biểu mẫu nguồn với cộng (+) và trừ (-), sau đó hiển thị dữ liệu trong các trường đo lường. Hiện tại chỉ hỗ trợ phép đo tổng hợp cộng/trừ. Các toán tử số học khả dụng là cộng (+) và trừ (-). Chỉ có thể chọn các trường Số trong Thêm Trường Đo Lường.

Nhấn Σ để thêm phép đo tổng hợp:

Nhấn biểu tượng chỉnh sửa để sửa phép đo đã thêm. Các mục Tên Hiển Thị, Công Thức và Định Dạng Hiển Thị Dữ Liệu có thể chỉnh sửa. Hỗ trợ định dạng Định sẵn và Tùy chỉnh trong Định Dạng Hiển Thị Dữ Liệu.

Bước 6 Thiết Lập Xác Thực Khi Gửi Biểu Mẫu Nguồn

Nhấn Thêm Điều Kiện để thêm các xác thực khi gửi biểu mẫu nguồn. Nếu điều kiện được đáp ứng, bạn được phép gửi dữ liệu nguồn. Ngược lại, bạn không thể gửi dữ liệu.

• Các điều kiện của quy tắc xác thực có thể là bằng hoặc không bằng; các ký hiệu toán học thông dụng dùng để đánh giá bao gồm:

• Các toán tử trong công thức điều kiện:

• Trong công thức điều kiện, bạn có thể gọi giá trị của trường đo lường trong bảng tổng hợp hoặc nhập số tùy chỉnh.

• Có thể thêm thông báo cho từng quy tắc xác thực. Một số thông báo sẽ nhắc khi xác thực thất bại khi gửi dữ liệu.

• Một số hành động trên dữ liệu biểu mẫu nguồn trong bảng tổng hợp có thể kích hoạt xác thực. Chi tiết:

Quy Tắc Bảng Tính Tổng Hợp

Bạn cần đáp ứng bốn điều kiện để tạo bảng tổng hợp thành công:

• Thêm ít nhất một trường làm tiêu đề hàng;

• Thêm ít nhất một trường để đo lường;

• Phải có ít nhất một bản ghi trong biểu mẫu nguồn;

• Nếu giá trị của trường tiêu đề hàng trống trong một bản ghi, bản ghi đó sẽ bị lọc ra và không hiển thị.

Có một phương pháp đơn giản để sắp xếp các trường tiêu đề hàng và trường đo lường theo thứ tự: Viết ra những gì cần tổng hợp bằng từ ngữ.

Để tổng hợp XXX và YYY của AAA, BBB và CCC, hãy đặt trường AAA, trường BBB và trường CCC làm tiêu đề hàng, sau đó đặt trường XXX và trường YYY để đo lường.