Bộ phận Được Phân công là gì?

Với tính năng Bộ phận Được Phân công, nếu bạn thiết lập bộ phận được phân công cho một thành viên trong Vai trò, thành viên đó có thể quản lý dữ liệu do những người trong bộ phận đó gửi lên.

Giao Diện Như Thế Nào?

1. Lấy ví dụ về Quản lý Hoàn trả Chi phí. James chịu trách nhiệm phê duyệt hoàn trả cho Bộ phận R&D Sản phẩm và Bộ phận Thiết kế Sản phẩm, còn Melon phụ trách phê duyệt hoàn trả của Bộ phận Marketing và Bộ phận Phiên dịch. Bộ phận Được Phân công được thiết lập khác nhau cho các thành viên có cùng vai trò là Quản lý Hoàn trả Chi phí. Vai trò này được cài làm người phê duyệt trong quy trình:

Chọn vai trò Quản lý Hoàn trả Chi phí làm người phê duyệt.

2. Nicola thuộc Bộ phận R&D Sản phẩm. Khi Nicola gửi dữ liệu, quy trình sẽ chuyển đến James để phê duyệt, không phải Melon:

Cách Quản lý Bộ phận Được Phân công?

Dưới đây là một số thao tác bạn có thể thực hiện để quản lý các bộ phận được phân công.

Điều chỉnh Thành viên Cá nhân

Khi điều chỉnh bộ phận được phân công cho một thành viên, bạn di chuột vào dòng thành viên đó, nhấp Cập nhật Bộ phận Được Phân công bên cạnh, chọn bộ phận tương ứng trong Bộ phận và nhấn OK.

Cập nhật Theo Lô

Khi cập nhật bộ phận được phân công theo nhóm, sau khi chọn các thành viên cần cập nhật, nhấp Cập nhật Bộ phận Được Phân công ở trên, chọn bộ phận cần cập nhật trong Bộ phận và nhấn OK.

Quy Tắc Phân Công

1. Khi chưa thiết lập Bộ phận Được Phân công, bộ phận mặc định được phân công là toàn bộ doanh nghiệp.

2. Sau khi thiết lập Bộ phận Được Phân công cho một thành viên trong Vai trò, nếu bộ phận đó bị xóa khỏi cấu trúc tổ chức doanh nghiệp, bộ phận sẽ bị xóa và vẫn được liệt kê trong danh sách các Bộ phận Được Phân công tương ứng với thành viên đó. Lúc này, thành viên sẽ không có Bộ phận Được Phân công.

3. Sau khi thiết lập Bộ phận Được Phân công cho một thành viên trong Vai trò, khi vai trò đó được thêm vào người phê duyệt và CC trong quy trình, thành viên đó có thể xem/quản lý dữ liệu được nộp bởi các thành viên thuộc Bộ phận Được Phân công, trong khi dữ liệu ẩn danh sẽ không áp dụng quy tắc này.

4. Khi cập nhật Bộ phận Được Phân công, trong hộp thoại Bộ phận, người tạo và quản trị viên cấp cao (super admin) có thể xem tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp, còn quản trị viên (admin) chỉ xem được bộ phận theo Phạm vi Quản lý Bộ phận của nhóm quản lý mình.

5. Với cùng một thành viên trong nhiều Vai trò, Bộ phận Được Phân công có thể thiết lập riêng biệt, không ảnh hưởng lẫn nhau.

6. Sau khi cập nhật Bộ phận Được Phân công cho các thành viên trong Vai trò, sẽ được ghi lại trong Nhật ký Nền tảng tại Đường Dẫn Kiểm Toán (Audit Trail), hiển thị dưới dạng Cập nhật Bộ phận Được Phân công ở phần Loại.

7. Khi bàn giao công việc và chuyển vai trò, các quy tắc áp dụng cho Bộ phận Được Phân công như sau:

• Khi thành viên được chuyển không có vai trò đó, Bộ phận Được Phân công mặc định sẽ rỗng;

• Khi thành viên được chuyển đã có vai trò đó, Bộ phận Được Phân công giữ nguyên bộ phận ban đầu và không bị ghi đè.

8. Các quy tắc cho Bộ phận Được Phân công khi bàn giao vai trò từ thành viên B sang thành viên A:

• Nếu thành viên A, người được bàn giao vai trò, chưa có vai trò, các bộ phận được phân công của thành viên B sẽ được bàn giao cho A theo mặc định.

• Nếu thành viên A đã có vai trò, các bộ phận được phân công trước đó của A sẽ không bị thay thế bởi của thành viên B.

Khi Nào Sử Dụng Bộ phận Được Phân công?

Trong trường hợp tính năng Bộ phận Được Phân công được áp dụng: Nếu bạn thiết lập bộ phận được phân công cho từng thành viên trong vai trò và chọn các thành viên trong vai trò đó làm người phê duyệt hoặc thành viên CC, thì mỗi thành viên chỉ có thể quản lý dữ liệu do những người trong bộ phận được phân công gửi lên.

Trong trường hợp tính năng Bộ phận Được Phân công không được áp dụng: Nếu bạn thiết lập bộ phận được phân công cho từng thành viên trong vai trò và chọn vai trò đó khi thiết lập bộ quyền, các thành viên có thể thêm/gửi/xem/quản lý tất cả dữ liệu được phép, không chỉ dữ liệu thuộc bộ phận được phân công.

Dưới đây là chi tiết về hai tình huống trên:

1. Sau khi thiết lập vai trò làm người phê duyệt node workflow và thành viên CC, mỗi thành viên trong vai trò chỉ có thể quản lý dữ liệu từ bộ phận được phân công tương ứng. Các quy tắc cụ thể như sau:

2. Sau khi thiết lập vai trò trong bộ quyền của biểu mẫu, bộ phận được phân công của thành viên trong vai trò đó sẽ không được áp dụng.

3. Sau khi thiết lập vai trò trong bộ quyền của bảng điều khiển, bộ phận được phân công của thành viên trong vai trò đó sẽ không được áp dụng.

4. Sau khi thiết lập vai trò trong danh sách người nhận của nhắc nhở, bộ phận được phân công của thành viên trong vai trò đó sẽ không được áp dụng.