Sau khi thêm hoặc cập nhật bản ghi vào trường phụ trong biểu mẫu, Automation Pro có thể tự động cập nhật các bản ghi chính trong một biểu mẫu khác.

Khi nào nên sử dụng tính năng này?

Giao diện hiển thị?

Lấy ví dụ về kịch bản mượn thiết bị, sau khi thêm bản ghi mượn trong Biểu mẫu mượn thiết bị, sau khi được duyệt, nó sẽ tự động cập nhật trạng thái và người mượn tương ứng trong Biểu mẫu trạng thái thiết bị. Hình minh họa như sau:

Cách thiết lập?

Bước 1: Xây dựng biểu mẫu

1. Tạo một biểu mẫu Trạng thái thiết bị và thêm các trường cần thiết (dùng để ghi nhận thông tin thiết bị và chi tiết mượn) vào biểu mẫu này.

2. Tạo một biểu mẫu quy trình khác Mượn thiết bị và thêm trường phụ có tên Thông tin thiết bị vào biểu mẫu này.

3. Trên trang Quy trình, thiết lập quy trình cho biểu mẫu quy trình. Thiết lập bao gồm chọn người duyệt tại mỗi nút và cài đặt quyền xem trường.

• Đặt Quyền trường (bao gồm quyền xem/sửa các trường nhất định) cho nút bắt đầu.

• Đánh dấu tất cả các trường dưới mục Xem và Sửa tại nút nhiệm vụ, đồng thời chọn người duyệt cho nút này. Người duyệt tại nút này sẽ có quyền xem và sửa tất cả các trường trong biểu mẫu và nhận được nhiệm vụ.

Bước 2: Tạo một Automation

Để tạo một automation,

1. Vào Tiện ích mở rộng > Automations, và nhấn Automation mới.

2. Đổi tên automation.

3. Chọn loại kích hoạt Kích hoạt bằng biểu mẫu, và chọn Mượn thiết bị từ danh sách biểu mẫu làm biểu mẫu kích hoạt.

Bước 3: Thiết lập nút kích hoạt

Chọn nút kích hoạt và thiết lập như sau:

• Chọn kích hoạt: Quy trình chuyển tới nút tiếp theo

  Chọn nút quy trình: nút duyệt

  Chọn sự kiện kích hoạt: Nộp

• Thêm điều kiện: Phản hồi duyệt bằng Đã duyệt.

Dựa trên thiết lập trên, Automation Pro sẽ kích hoạt khi đơn mượn thiết bị của bạn được duyệt.

Bước 4: Thêm nút hành động (Cập nhật bản ghi)

Thêm nút Cập nhật bản ghi sau nút kích hoạt.

Bước 5: Thiết lập nút hành động (Cập nhật bản ghi)

Thiết lập nút Cập nhật bản ghi như sau:

1. Chọn các bản ghi cần cập nhật.

Chọn Bản ghi trong biểu mẫu để cập nhật bản ghi trong biểu mẫu và chọn Trạng thái thiết bị làm biểu mẫu mục tiêu.

2. Lấy bản ghi cần cập nhật bằng bộ lọc.

Thêm điều kiện: Mã thiết bị bằng với bất kỳ Dữ liệu kích hoạt--Thông tin thiết bị. Mã thiết bị. Khi kích hoạt, Automations Pro sẽ kiểm tra điều kiện và hiển thị tất cả bản ghi thiết bị được mượn để cập nhật.

3. Đặt giá trị trường

Cập nhật các bản ghi thiết bị được lọc, thiết lập như sau:

• Thêm các trường cần cập nhật và đặt giá trị: cập nhật Trạng thái thiết bị và Người mượn theo dữ liệu kích hoạt tương ứng.

  Người mượn bằng Dữ liệu kích hoạt--Thông tin thiết bị. Người sử dụng thiết bị

  Trạng thái thiết bị bằng Dữ liệu kích hoạt--Thông tin thiết bị. Trạng thái thiết bị

• Thiết lập quan hệ giữa bản ghi được cập nhật và nguồn dữ liệu: Khi cập nhật, nếu kích hoạt nhiều bản ghi mượn thiết bị trong trường phụ, hệ thống sẽ dò tìm bản ghi thiết bị tương ứng thông qua mã thiết bị và cập nhật giá trị trường.

  Mã thiết bị bằng Dữ liệu kích hoạt--Thông tin thiết bị. Mã thiết bị

Bước 6: Lưu & kích hoạt

Sau khi hoàn tất các cài đặt, nhấn Lưu & Kích hoạt để đưa Automation Pro vào sử dụng thực tế.

Thông tin thêm

1. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm cách gán giá trị sử dụng trường phụ khi chọn sự kiện kích hoạt Thêm bản ghi, vui lòng tham khảo Quy tắc gán giá trị trường phụ.

2. Chi tiết về cách thiết lập quan hệ giữa bản ghi cập nhật và nguồn dữ liệu, xem Hướng dẫn sử dụng nút Cập nhật bản ghi.