Đoạn văn này giới thiệu cách gửi thông báo tự động thông qua Automation Pro. Chúng tôi sẽ minh họa tính năng này với ví dụ gửi thông báo tự động chấp nhận đến sinh viên. Trong trường hợp này, bạn cần một Biểu mẫu Thông tin Tuyển sinh Sinh viên để cập nhật trạng thái tuyển sinh của sinh viên. Bạn có thể thiết lập gửi thông báo tự động khi giá trị của một hoặc nhiều trường bạn chọn được cập nhật.
Minh họa
Sau khi bạn cập nhật trạng thái tuyển sinh của sinh viên thành Đã chấp nhận và nhập tên trường nhập học, Automations Pro trong biểu mẫu sẽ được kích hoạt để tự động gửi email thông báo nhập học đến sinh viên qua plugin biểu mẫu.
Yêu cầu tiên quyết
1. Tạo một biểu mẫu Thông tin Tuyển sinh Sinh viên để nhập thông tin cơ bản của sinh viên.
|
Tên trường |
Loại trường |
Thuộc tính trường |
|
Mã số sinh viên |
Dòng đơn |
- |
|
Tên |
Dòng đơn |
|
|
Số điện thoại |
Dòng đơn |
|
|
|
Dòng đơn |
|
|
Phê duyệt |
Radio |
Thiết lập các tùy chọn là Đã chấp nhận và Bị từ chối. |
|
Trường nhập học |
Dòng đơn |
- |
2. Nhập dữ liệu cơ bản của sinh viên trong biểu mẫu này. Mặc định trường Phê duyệt là Bị từ chối và dữ liệu Trường nhập học là trống.
Cách gửi thông báo tự động qua Automations Pro?
Bước 1: Thêm Automations Pro
Sau khi bạn xây dựng biểu mẫu, chuyển sang phần Extension. Thêm một Automation và đổi tên thành Gửi Thông báo Chấp nhận Tự động. Chọn loại kích hoạt là Form Trigger và nguồn dữ liệu là Thông tin Tuyển sinh Sinh viên.
Bước 2: Thiết lập các nút
Nhấp vào Form Trigger và cấu hình các thiết lập sau.
-
Thêm kích hoạt: Khi một trường cụ thể, Phê duyệt, được cập nhật.
-
Thêm Điều kiện 1: Phê duyệt bằng Đã chấp nhận.
-
Thêm Điều kiện 2: Trường nhập học không được để trống.
Bước 3: Thiết lập plugin
1. Dưới plugin kích hoạt, thêm một plugin Nâng cao như hình dưới.
2. Cấu hình plugin này.
Tại mục Run Plugin, chọn SendGrid để gửi thông báo email cho sinh viên được chấp nhận. Bạn có thể tùy chỉnh Chủ đề và Nội dung qua Template String cho phép thêm giá trị các trường đã chọn từ biểu mẫu.
Cấu hình cụ thể như sau.
|
Danh sách cấu hình |
Các trường đã chọn |
Nội dung nhập |
|
Chạy Plugin |
SendGrid |
/ |
|
Người nhận |
Email dữ liệu kích hoạt |
/ |
|
Chủ đề |
Template String |
Chúc mừng bạn Triggered Data—Name(Text)! Bạn đã được chấp nhận tại Triggered Data—Trường nhập học(Text)! |
|
Nội dung |
Template String |
Thân gửi Triggered Data—Name(Text), Chúc mừng bạn đã được chấp nhận tại Triggered Data—Trường nhập học(ID)! Vui lòng truy cập trang web của trường để kiểm tra và xác nhận kết quả nhập học của bạn. Xin vui lòng liên hệ nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hay cần hỗ trợ. Chúc bạn thành công! Liên hệ: Tổ chức Giáo dục xxx Điện thoại: xxxxxxxxx |
Bước 4: Lưu và xuất bản
Sau khi hoàn tất các cấu hình, nhấp Lưu & Xuất bản để kích hoạt Automations Pro này.
Khi nào sử dụng gửi thông báo tự động?
Ví dụ trên là gửi email thông báo tự động cho sinh viên sau khi cập nhật thông tin nhập học. Tuy nhiên, tính năng gửi thông báo tự động có thể được ứng dụng rộng rãi trong nhiều tình huống khác như:
-
Trong quản lý nhân sự, tự động gửi thông báo kết quả phỏng vấn đến ứng viên khi kết quả phỏng vấn được chỉnh sửa.
-
Trong quản lý dự án, tự động gửi thông báo nhóm đến các thành viên liên quan khi tiến độ hoặc trạng thái của dự án thay đổi.
