Form Trigger là gì?
Form Trigger là một trong ba loại trigger. Nếu dữ liệu biểu mẫu hoặc trạng thái quy trình làm việc thay đổi và các thay đổi đáp ứng điều kiện nhất định, Automations Pro sẽ thực hiện một số hành động theo thiết lập của bạn.
Form Trigger thường được áp dụng trong các kịch bản yêu cầu phản hồi tự động khi dữ liệu/trạng thái quy trình làm việc trong biểu mẫu thay đổi, qua đó nâng cao hiệu quả và độ chính xác của quy trình kinh doanh. Ví dụ, loại trigger này có thể được dùng để tự động hóa quy trình kinh doanh, cập nhật và đồng bộ dữ liệu, gửi thông báo và nhắc nhở, v.v.
|
Tên Kịch Bản |
Vấn Đề |
Giải Pháp |
|
Quản lý khách hàng |
Làm thế nào để phân chia khách hàng tiềm năng cho các nhân viên kinh doanh tương ứng? |
Thêm bao nhiêu nhánh tùy ý trong automation với điều kiện riêng cho mỗi nhánh. Sau đó, Automations Pro sẽ tự động thực hiện theo nhánh bạn thiết lập. |
|
Quản lý mua hàng |
Làm sao hệ thống tự động khởi động quy trình mua hàng sau khi được cấp trên duyệt? |
Tại nút trigger, chọn sự kiện trigger Khi workflow chuyển sang nút tiếp theo, cấu hình sự kiện: Khi người duyệt duyệt workflow, Automations Pro sẽ thực hiện các hành động nhất định. |
Cách thiết lập
Bước 1: Tạo Automation
Để tạo một automation,
1. Vào Quản lý ứng dụng > Automations.
2. Nhấp New Automation ở góc trên bên phải.
3. Chọn loại trigger Form Trigger và chọn một biểu mẫu để kích hoạt.
4. Nhấn OK.
Bạn sẽ được chuyển đến trang thiết kế.
Bước 2: Thiết lập Trigger
Khi dữ liệu biểu mẫu hoặc trạng thái workflow thay đổi và thay đổi đáp ứng điều kiện, Automations Pro sẽ được kích hoạt.
Nhấn nút trigger và thiết lập Trigger. Ví dụ chọn sự kiện trigger Cập nhật bản ghi.
Nếu chọn nhiều sự kiện trigger, khi một trong các sự kiện xảy ra và dữ liệu cập nhật đáp ứng điều kiện, Automations Pro sẽ chạy.
1. Thiết lập sự kiện trigger cho biểu mẫu thông thường.
|
Sự kiện trigger |
Mô tả |
|
Thêm bản ghi |
Kích hoạt Automations Pro khi thêm bản ghi mới vào biểu mẫu kích hoạt. |
|
Cập nhật bản ghi |
Kích hoạt Automations Pro khi cập nhật bản ghi hiện có trong biểu mẫu kích hoạt. Lưu ý bản ghi cập nhật phải trong phạm vi quy định. Chi tiết: - Bất kỳ trường nào: kích hoạt khi cập nhật bất kỳ trường nào. - Bất kỳ trường được chỉ định: kích hoạt khi cập nhật các trường được chỉ định. |
|
Xóa bản ghi |
Kích hoạt Automations Pro khi xóa bản ghi khỏi biểu mẫu kích hoạt. |
2. Thiết lập sự kiện trigger cho biểu mẫu workflow.
|
Sự kiện trigger |
Mô tả |
|
Khi workflow kết thúc |
Kích hoạt Automations Pro khi workflow kết thúc, bao gồm hoàn thành hoặc kết thúc thủ công. Lưu ý: Nếu workflow kết thúc tự động do xóa dữ liệu trong workflow, Automations Pro sẽ không chạy. |
|
Khi workflow chuyển sang nút tiếp theo |
Kích hoạt Automations Pro khi workflow chuyển đến nút được chỉ định và bạn gửi hoặc trả lại workflow tại nút đó. Chi tiết: 1. Chọn nút workflow. - Có thể chọn nút từ workflow đã kích hoạt. - Không thể chọn nút bắt đầu, nút kết thúc, nút workflow con, nút CC, và nút plugin. 2. Nếu chọn cùng lúc Submit và Return làm sự kiện trigger cho nút workflow, khi xảy ra một trong hai sự kiện, Automations Pro sẽ chạy. - Submit: kích hoạt khi gửi workflow thủ công, tự động, hoặc qua API. - Return: kích hoạt khi trả lại workflow thủ công, tự động, hoặc qua API. Lưu ý: 1. Workflow sẽ tự động gửi khi quá hạn hoặc không tìm thấy người duyệt. 2. Nếu không bật Return tại nút đã chọn, bạn vẫn có thể tích Return và thiết lập trigger logic: Automations Pro sẽ chạy khi bạn trả lại workflow tại nút đó. |
Bước 3: Thiết lập điều kiện (Tùy chọn)
Sau khi thiết lập Trigger, thêm điều kiện dưới mục Conditions. Automations Pro chỉ chạy khi bản ghi cập nhật đáp ứng điều kiện.
Nhấn Add Condition. Sau đó thiết lập:
|
STT |
Cài đặt |
Mô tả |
|
1 |
Logic giữa nhiều điều kiện |
Khi có nhiều điều kiện, chọn một trong hai loại logic: all of hoặc any of: - all of: logic "và" giữa các điều kiện. Chỉ khi tất cả điều kiện đều thỏa, hành động mới thực hiện. - any of: logic "hoặc" giữa các điều kiện. Khi bất kỳ điều kiện nào thỏa, hành động được thực hiện. |
|
2 |
Trường kích hoạt |
Chọn trường trong biểu mẫu kích hoạt: - Các loại trường được hỗ trợ: trường biểu mẫu, Trạng thái Workflow, Tham số URL, và trường hệ thống (Người tạo, Thời gian tạo, Thời gian cập nhật) - Các loại trường không hỗ trợ: Ngăn cách, Ảnh, Tệp đính kèm, Biểu mẫu con, Truy vấn dữ liệu, Chọn dữ liệu, Chữ ký số, Người dùng hiện tại, Người duyệt hiện tại |
|
3 |
Luật lọc |
Sử dụng các luật lọc dựa trên loại trường như bằng, không bằng, bằng một trong, không bằng một trong, chứa, không chứa, rỗng, và không rỗng. |
|
4 |
Giá trị lọc |
Phụ thuộc vào trường trigger và luật lọc. Giá trị lọc có thể là đơn giá, đa giá, các lựa chọn, văn bản, hoặc rỗng. |
Ghi chú
Minh họa chung
1. Automations Pro sẽ không kích hoạt khi bạn:
-
Nhập dữ liệu
-
Cập nhật dữ liệu hàng loạt
-
Xóa dữ liệu hàng loạt
-
Đồng bộ dữ liệu từ biểu mẫu đầu ra sang biểu mẫu
2. Nếu chọn biểu mẫu workflow làm biểu mẫu kích hoạt và chọn Trạng thái Workflow làm trường trigger trong Conditions, logic như sau:
-
Nếu chọn sự kiện Thêm bản ghi, Automations Pro chạy dựa trên trạng thái workflow sau khi thêm bản ghi. Ví dụ, để kích hoạt bằng cách thêm bản ghi, đặt điều kiện "Trạng thái Workflow = Đang xử lý".
-
Nếu chọn sự kiện Cập nhật bản ghi, Automations Pro chạy dựa trên trạng thái workflow sau khi cập nhật bản ghi. Ví dụ, đặt điều kiện "Trạng thái Workflow = Hoàn thành" để kích hoạt.
-
Nếu chọn sự kiện Workflow flows to next node, Automations Pro chạy dựa trên trạng thái workflow dựa trên tình trạng sau khi workflow chuyển node. Ví dụ đặt điều kiện "Trạng thái Workflow = Hoàn thành" để kích hoạt khi gửi workflow.
3. Khi workflow chuyển các node, có thể có dữ liệu thay đổi (thêm, cập nhật) và trạng thái workflow thay đổi. Do đó, Automations Pro sẽ được kích hoạt khi:
-
Bắt đầu workflow: gửi dữ liệu lần đầu.
-
Chỉ thay đổi dữ liệu: cập nhật dữ liệu hiện tại mà không gửi sang node tiếp theo.
-
Chỉ thay đổi workflow: gửi workflow sang node tiếp theo mà không cập nhật dữ liệu.
-
Thay đổi workflow và dữ liệu đồng thời: cập nhật dữ liệu và gửi workflow sang node tiếp theo.
Chi tiết logic và hiệu ứng Automations Pro:
|
Loại Automation |
Automations Pro |
|
Logic trigger |
Thay đổi do trạng thái workflow và dữ liệu biểu mẫu workflow được xử lý riêng biệt. - Kích hoạt Automations Pro riêng cho cập nhật dữ liệu. - Kích hoạt riêng cho thay đổi trạng thái. Nghĩa là, khi thay đổi đồng thời dữ liệu và trạng thái, Automations Pro sẽ kích hoạt hai lần. |
|
Sự kiện trigger |
Hỗ trợ các sự kiện sau: - Sự kiện trong biểu mẫu:
- Sự kiện trong biểu mẫu workflow:
|
|
Hiệu ứng trigger |
Bắt đầu workflow có thể coi là sự kiện Thêm bản ghi. Các thay đổi khác trong workflow node có thể coi là:
|
|
Ví dụ hiệu ứng |
Chỉ sửa dữ liệu, thì Automations Pro kích hoạt khi trigger là Khi sửa dữ liệu. Chỉ thay đổi workflow node, Automations Pro kích hoạt khi trigger là Khi thay đổi workflow. Thay đổi dữ liệu và workflow cùng lúc, Automations Pro kích hoạt hai lần. |
Minh họa đặc biệt cho sự kiện Workflow
Cài đặt workflow không ảnh hưởng đến cấu hình Automations Pro. Nếu chọn sự kiện workflow làm trigger, thay đổi cài đặt workflow (chuyển biểu mẫu workflow thành biểu mẫu thường, bật/tắt tính năng Return, hoặc thay đổi phiên bản workflow) không ảnh hưởng đến logic trigger của Automations Pro. Chi tiết:
Cấu hình Automations Pro không thay đổi do thay đổi cài đặt workflow. Nếu chọn sự kiện workflow làm trigger, các thay đổi cài đặt workflow sẽ không ảnh hưởng đến logic trigger của Automations Pro. Chi tiết:
1. Chuyển từ biểu mẫu workflow sang biểu mẫu thường.
Sau khi chuyển sang biểu mẫu thường, bạn không thể chọn sự kiện riêng của biểu mẫu workflow làm trigger cho Automations Pro. Khi kiểm tra cấu hình:
-
Bạn sẽ không thấy các sự kiện workflow nhưng cấu hình trước đó vẫn được lưu.
-
Khi chuyển lại sang biểu mẫu workflow, cấu hình trước đó sẽ được khôi phục và bạn có thể chọn lại các sự kiện workflow để trigger.
2. Bật/tắt tính năng Return.
Nếu chọn sự kiện Khi workflow chuyển sang nút tiếp theo, ngay cả khi bạn không bật tính năng Return tại node đó, bạn vẫn có thể chọn node và tích Return khi cấu hình trigger. Sau đó thiết lập logic trigger: Automations Pro sẽ kích hoạt khi bạn trả lại workflow tại node đó.
Nếu đã bật tính năng Return tại node, khi bạn trả lại workflow tại node đó và đáp ứng điều kiện, Automations Pro sẽ kích hoạt.
3. Thay đổi phiên bản workflow.
Khi chọn sự kiện Khi workflow chuyển sang nút tiếp theo, Automations Pro sẽ liên kết với ID node được chọn. Khi thay đổi phiên bản workflow (ví dụ từ V1 sang V2):
-
Nếu ID node vẫn tồn tại trong V2, Automations Pro sẽ liên kết với node tương ứng. Tên node sẽ được đồng bộ.
-
Nếu ID node không còn trong V2, Automations Pro sẽ giữ cấu hình node đó. Khi quay lại V1, Automations Pro sẽ liên kết lại và đồng bộ tên node.
Trong các quá trình chuyển đổi trên, nếu Automations Pro có thể liên kết với node tương ứng, khi có sự kiện trigger xảy ra theo thiết lập và điều kiện đáp ứng, Automations Pro sẽ chạy.
