Quick Fill là gì?

Quick Fill cho phép bạn điền nhanh dữ liệu vào các biểu mẫu con bằng cách sao chép và dán dữ liệu từ bảng tính Excel vào biểu mẫu con đó. Bạn cũng có thể trực tiếp chỉnh sửa dữ liệu hiện có trong biểu mẫu con thông qua các tính năng như Sao chép và Dán, Chỉnh sửa ô, Chỉnh sửa hàng loạt ô, Kéo thả để điền ô, và Xử lý dữ liệu hàng/ cột hàng loạt. Tính năng này giúp đơn giản hóa quy trình điền biểu mẫu, tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác khi nhập liệu.

Ứng dụng của Quick Fill?

• Đăng ký sự kiện: Nếu đã có sẵn dữ liệu đăng ký trong Excel, bạn có thể sao chép và dán trực tiếp vào biểu mẫu con để tổng hợp và phân tích dữ liệu dễ dàng hơn.

• Quản lý đơn hàng: Chi tiết đơn hàng từ Excel có thể được sao chép và dán vào biểu mẫu con, cho phép cập nhật hàng loạt dữ liệu hiện có.

• Yêu cầu mua hàng: Điền nhanh biểu mẫu con chi tiết mua hàng, bao gồm thêm hàng loạt yêu cầu nguyên vật liệu hoặc chỉnh sửa các yêu cầu sẵn có.

Giao diện Quick Fill như thế nào?

Trong biểu mẫu quản lý đơn hàng, bạn có thể sao chép chi tiết đơn hàng từ file Excel vào biểu mẫu con trên Jodoo.

Cách thiết lập Thêm bản ghi vào Biểu mẫu con bằng Dán?

Hướng dẫn thiết lập

Khi thiết kế biểu mẫu, chọn trường Biểu mẫu con (SubForm), vào phần Thuộc tính trường (Field Properties) > Quyền trường (Field Permissions), bật tính năng Quick Fill và chọn Thêm bản ghi mới và Chỉnh sửa bản ghi hiện có.

Các trường được hỗ trợ dán dữ liệu

Chỉ các trường sau có thể thêm vào biểu mẫu con bằng Quick Fill: Một dòng (Single Line), Nhiều dòng (Multi Line), Số (Number), Ngày & Giờ (Date&Time), Radio, Checkbox, Chọn đơn (Single Select), và Chọn đa dạng (Multi Select).

Thêm bản ghi bằng Quick Fill

Khi điền hoặc xem trước biểu mẫu, bạn có thể sử dụng tính năng Thêm bằng Dán (Add by Paste):

1. Nhấn Quick Fill ở dưới phần biểu mẫu con.

2. Ở trang Quick Fill, bạn có thể chọn 2 chế độ điền:

• Thêm bản ghi (Add Records): Thêm dữ liệu mới vào biểu mẫu con.
• Chỉnh sửa bản ghi hiện có (Edit Existing Records): Sửa đổi và cập nhật bản ghi hiện tại trong biểu mẫu con.

3. Trong quá trình thêm/sửa, chỉ hỗ trợ các thao tác sau:

• Sao chép & dán từ Excel
• Nháy đúp để chỉnh sửa ô
• Chỉnh sửa hàng loạt ô
• Chỉnh sửa hàng/ cột hàng loạt
• Kéo thả để điền ô
• Phím tắt Quick Fill: ctrl/command + c; ctrl/command + v; ctrl/command + z; phím mũi tên để di chuyển giữa các ô

Xong việc, nhấn Tiếp theo (Next).

4. Xem lại dữ liệu vừa điền. Bạn có thể chỉnh sửa trường tương ứng ở đầu dòng hoặc chọn Không dán (Don't Paste) để không sao chép cột đó. Sau khi xem xong, bấm OK để tiếp tục.

5. Khi nhấn OK, biểu mẫu con sẽ kiểm tra dữ liệu. Nếu có lỗi, hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi.

Bạn có thể nhấn Quay lại (Previous) để sửa hoặc đã sửa xong thì bấm Tiếp tục (Continue).

Nếu không sửa, các trường lỗi sẽ được để trống khi đưa lên biểu mẫu con.

6. Sau khi xác thực, dữ liệu sẽ được ghi vào biểu mẫu con.

Hệ thống sẽ tái tính toán dữ liệu dựa trên các liên kết dữ liệu, công thức và sự kiện giao diện đã được thiết lập, rồi cập nhật biểu mẫu con với kết quả tính cuối cùng.

Phạm vi tính toán phụ thuộc chế độ điền:

• Thêm bản ghi: tính toán lại toàn bộ dữ liệu và trường nhập.
• Chỉnh sửa bản ghi hiện có: chỉ tính lại những trường đã sửa và các trường phụ thuộc.

Kiểm tra dữ liệu Quick Fill

Trường chọn đơn

Với trường chọn đơn (Radio, Single Select), nếu giá trị nhập không trùng với bất kỳ lựa chọn nào, quy tắc kiểm tra như sau:

1. Nếu trường không có tùy chọn Khác (Other), sẽ hiển thị lỗi. Người dùng phải chỉnh sửa thủ công trước khi gửi. Nếu không chỉnh sửa, trường sẽ được ghi nhận là trống khi cập nhật biểu mẫu con.

2. Nếu có tùy chọn "Khác", hệ thống sẽ tự động gán giá trị thành "Khác" và đưa nội dung nhập vào ô textbox tương ứng.

Trường chọn đa dạng

Với trường chọn đa dạng (Checkbox, Multi Select):

Nếu không bật "Cho phép thành viên thêm mục mới khi điền biểu mẫu", dữ liệu không hợp lệ sẽ gây lỗi. Người dùng phải chỉnh sửa thủ công trước khi gửi. Nếu không, chỉ giữ các lựa chọn hợp lệ, phần không khớp sẽ bị loại bỏ.

Nếu bật tùy chọn trên, hệ thống sẽ tự động thêm mục không hợp lệ như một lựa chọn mới và chọn nó.

Trường Ngày & Giờ

Khi điền dữ liệu vào trường Ngày & Giờ trong Quick Fill, hệ thống sẽ kiểm tra dựa trên thiết lập Giới hạn thời gian của trường, bao gồm:

• Ngày được phép chọn trong tuần
• Thời gian sớm nhất có thể chọn
• Thời gian muộn nhất có thể chọn

Nếu giá trị nhập vượt quá phạm vi, sẽ báo lỗi và yêu cầu chỉnh sửa thủ công. Nếu không, trường sẽ để trống trong biểu mẫu con.