Thông báo tuỳ chỉnh theo thời gian cụ thể là gì?

Thông báo cho từng biểu mẫu có thể được tùy chỉnh dựa trên thời gian. Tính năng này hoạt động giống như một đồng hồ báo thức, nhắc nhở các thành viên hoàn thành công việc đúng hạn một cách đều đặn.

Giao diện như thế nào?

Ví dụ, sau khi thiết lập thời gian, các thành viên sẽ nhận được thông báo đúng lúc.

Cách thiết lập thông báo?

Bước 1: Truy cập trang cài đặt

Để thiết lập thông báo, nhấn vào Tiện ích mở rộng > Thông báo > Thông báo mới và vào phần Thời gian.

Bước 2: Thiết lập thời gian

Chọn Theo thời gian cụ thể trong danh sách thả xuống dưới mục Thời gian.

Bước 3: Thiết lập khoảng thời gian

Thời gian bắt đầu: thời điểm bắt đầu gửi thông báo.

Tần suất: Nếu chọn Chỉ một lần, thông báo sẽ được gửi duy nhất một lần khi đạt đến thời gian cài đặt; nếu chọn chu kỳ lặp lại cố định như Hằng ngày, Hằng tuần, Hai tuần một lần,... thì thông báo sẽ được gửi lại theo chu kỳ đó.

Thời gian kết thúc: thời điểm kết thúc gửi thông báo.

Bước 4: Thiết lập tần suất

Tần suất được chia làm hai loại: chu kỳ cố định và tuỳ chỉnh.

1. Thiết lập chu kỳ cố định.

a. Có sáu loại chu kỳ cố định dưới phần Tần suất: Chỉ một lần, Hằng ngày, Hằng tuần, Hai tuần một lần, Hằng tháng, và Hằng năm.

b. Ví dụ:

2. Tuỳ chỉnh giá trị.

Tuỳ chỉnh chia làm hai loại: Hằng tuần và Hằng tháng.

a. Hằng tuần

Khi tùy chỉnh tần suất, bạn có thể chọn ngày hoặc các ngày trong tuần để gửi thông báo. Ví dụ, với đơn đặt món ăn cho nhân viên, bạn có thể đặt gửi thông báo từ thứ Hai đến thứ Sáu và không gửi vào cuối tuần.

b. Hằng tháng

Bạn có thể gửi thông báo vào các ngày cụ thể trong tháng, ví dụ ngày 1, 15 hoặc 30. Điều này hữu ích cho các hoạt động hàng tháng cần được nhắc vào ngày cố định.

Thiết lập ngày của thông báo hàng tháng được chia thành Ngày cố định và Ngày tương đối.

• Ngày cố định: Bạn có thể chọn ngày cố định hoặc các ngày trong tháng để gửi thông báo. Tuy nhiên, nếu thiết lập gửi thông báo vào ngày 31 của mỗi tháng, các tháng chỉ có 30 ngày sẽ không nhận được thông báo.

• Ngày tương đối: Bạn có thể chọn Ngày cuối cùng trong tháng. Điều này có nghĩa là thông báo sẽ được gửi vào ngày cuối cùng của tháng dựa trên số ngày thực tế của tháng đó. Ví dụ, nếu ngày cuối cùng của tháng là ngày 30, thông báo sẽ gửi vào ngày 30; nếu tháng có 31 ngày, thông báo sẽ gửi vào ngày 31.

Bước 5: Cấu hình các thiết lập khác

Sau đó, bạn có thể thiết lập Người nhận, Nội dung, và Phương thức gửi.

Khi nào nên tuỳ chỉnh thông báo theo thời gian cụ thể?

• Trong quản lý nhân viên, bạn có thể đặt thông báo lúc 3:00 chiều mỗi ngày, mỗi thứ Sáu, hay ngày 27 hàng tháng để nhắc nhân viên tổng kết công việc.

• Trong quản lý khóa học trực tuyến, có thể đặt thông báo lúc 8:00 sáng mỗi ngày để nhắc sinh viên tham gia lớp học đúng giờ.

Lưu ý

1. Bạn cần đảm bảo người nhận được cấp quyền truy cập biểu mẫu và thuộc bộ bộ quyền phù hợp. Điều này quan trọng để người nhận có thể nhận và xử lý thông báo thành công. Nếu chưa có quyền, bạn có thể thêm họ vào bộ quyền.

2. Bạn có thể tuỳ chỉnh thông báo theo thời gian cụ thể cho cả biểu mẫu quy trình làm việc.