Tự động chỉ định (Auto-Assign) là gì?

Trong một quy trình làm việc, Tự động chỉ định (Auto-Assign) đề cập đến người phê duyệt không cố định tại một nút. Người phê duyệt có thể thay đổi tự động trong các quy trình làm việc khác nhau.

Tự động chỉ định bao gồm các lựa chọn: Người khởi tạo quy trình (Workflow Initiator), Trường thành viên (Member Field), Trường phòng ban (Dept. Field) và Trưởng bộ phận (Head).

Auto-Assign thể hiện như thế nào?

Ví dụ, bạn có thể xem người phê duyệt bạn đã chọn trong Biểu đồ (Chart) khi gửi quy trình làm việc.

Cách chọn người phê duyệt tự động (Auto-Assign)

Cách 1: Chọn người khởi tạo quy trình (Workflow Initiator)

Khi người gửi quy trình muốn xác nhận lại sau khi được duyệt, thêm nút Xác nhận (Confirm) và chọn Người khởi tạo quy trình trong Auto-Assign.

Cách 2: Chọn trường thành viên (Member Field)

Cho phép người gửi quy trình chọn trực tiếp người duyệt quy trình bằng cách thiết kế một trường Thành viên trong biểu mẫu.

Cách 3: Chọn trường phòng ban (Dept. Field)

Thiết lập tât cả thành viên của một phòng ban bất kỳ làm người duyệt bằng cách thêm trường Phòng ban vào biểu mẫu.

Cách 4: Chọn Trưởng bộ phận (Head)

Thiết lập trưởng bộ phận làm người duyệt khi không muốn cố định một người cụ thể (linh hoạt theo cơ cấu tổ chức).

Cách 5: Chọn người duyệt có liên kết dữ liệu (Data Linkage Approver)

Liên kết dữ liệu giữa biểu mẫu thông tin cơ bản của người duyệt với biểu mẫu quy trình, trưởng phòng ban sẽ hiển thị theo phòng ban đã chọn khi khởi tạo quy trình.

Khi nào nên sử dụng Auto-Assign?

• Người gửi quy trình cần chọn một hoặc nhiều người duyệt cho từng bước phê duyệt.

• Người duyệt là trưởng bộ phận sẽ thay đổi cùng với sự thay đổi phòng ban của người khởi tạo.