Workflow Con Trẻ là gì?

Nếu một workflow kinh doanh quá phức tạp, bạn có thể chia nhỏ workflow thành các workflow nhỏ hơn. Ví dụ, một workflow cha mẹ và một hoặc nhiều workflow con. Khi một phần của workflow cha mẹ hoàn tất, dữ liệu sẽ được chuyển vào workflow con. Sau khi workflow con hoàn thiện, nó sẽ trở về workflow cha mẹ để hoàn thành toàn bộ quy trình kinh doanh.

Yêu Cầu Tiên Quyết

Đây là tính năng nâng cao yêu cầu các gói Standard trở lên. Chi tiết xem tại Bảng giá hoặc liên hệ Đội ngũ Sales của chúng tôi.

Giao Diện Như Thế Nào?

1. Gửi dữ liệu trong workflow cha mẹ, sau khi gửi và phê duyệt, dữ liệu sẽ chuyển sang workflow con để hoàn tất quá trình phê duyệt của workflow con.

2. Quá trình phê duyệt workflow được hoàn tất trong workflow con. Bạn có thể xem dữ liệu được chuyển từ workflow cha mẹ sang workflow con.

3. Sau khi workflow con hoàn thành, workflow sẽ quay trở lại workflow cha mẹ, và một số dữ liệu từ workflow con sẽ được chuyển về workflow cha mẹ theo quy tắc chuyển dữ liệu từ con lên cha.

4. Các node còn lại trong workflow cha mẹ sẽ được phê duyệt tuần tự để hoàn thành toàn bộ quy trình workflow.

Cách Thiết Lập Workflow Con

Bước 1: Thêm Workflow Con

Khi thiết kế một workflow, nếu bạn cần sử dụng workflow con, kéo node workflow con vào workflow tương tự như khi thêm node tác vụ. Lưu ý workflow con được thiết kế trong một form workflow khác.

Bước 2: Cài Đặt Người Khởi Tạo Workflow

Bạn cần cài đặt người khởi tạo của workflow con vì workflow con sẽ được khởi tạo tự động. Người khởi tạo workflow con có thể là người khởi tạo workflow cha mẹ, một thành viên cố định hoặc trường thành viên động.

• Nếu có nhiều người khởi tạo, bạn có thể tạo nhiều workflow con, mỗi workflow con tương ứng với một người khởi tạo. Sau khi tất cả workflow con hoàn thành, các node workflow con trong workflow cha mẹ sẽ được hoàn tất.

Bước 3: Thiết Lập Quy Tắc Chuyển Dữ Liệu

Sau khi thêm workflow con, bạn cần thiết lập quy tắc chuyển dữ liệu. Khi workflow cha mẹ chuyển sang workflow con, toàn bộ hoặc một phần dữ liệu sẽ được chuyển sang workflow con, và chỉ một phần dữ liệu trong workflow con cần được điền. Khi workflow con hoàn thành, dữ liệu quan trọng có thể được truyền về workflow cha mẹ làm tham chiếu cho các người phê duyệt tiếp theo.

1. Workflow Cha Mẹ > Workflow Con

Đầu tiên, thiết lập quy tắc chuyển dữ liệu từ workflow cha mẹ sang con. Ví dụ trong Đơn Đề Nghị Mua Hàng, chi tiết sẽ được chuyển sang workflow con để tiện kiểm tra sản phẩm và số lượng.

2. Workflow Con > Workflow Cha Mẹ

Sau khi cài đặt chuyển dữ liệu từ workflow cha mẹ sang con, bạn có thể cài đặt quy tắc chuyển từ workflow con sang workflow cha mẹ. Ví dụ, sau khi mua hàng được duyệt, tổng thanh toán và nhà cung cấp được chuyển về workflow cha mẹ để bộ phận tài chính xét duyệt thanh toán.

Bước 4: Cài Đặt Quy Tắc Gán Giá Trị Trường

Quy tắc gán dữ liệu giữa workflow cha mẹ và con chỉ hỗ trợ hai kiểu gán : Cha mẹ – cha mẹ và Con – con.

Cha mẹ – Cha mẹ: Các trường trên form cha mẹ được gán bằng các trường trong form cha mẹ.

Con – Con: Các trường trong form con được gán bằng trường trong form con.

1. Quy tắc gán các trường form cha mẹ

Quy tắc Cha mẹ – Cha mẹ trong workflow cha mẹ-con tương tự như trong Tự động hóa (Automations).

2. Quy tắc gán trường form con

Chỉ khi chuyển dữ liệu từ workflow cha mẹ sang con mới hỗ trợ gán các trường con với nhau. Việc gán các trường con không hỗ trợ khi dữ liệu chuyển từ workflow con về workflow cha mẹ.

• Các trường con khác nhau của cùng một form trong workflow con chỉ có thể được gán bằng các trường con của cùng form trong workflow cha mẹ.

• Nếu có nhiều form trong workflow con, các trường con trong mỗi form phải được gán bằng các trường con trong form con cùng tên ở workflow cha mẹ.

Bước 5: Chọn Node Tiếp Theo Khi Tiến Hành

Bằng cách cài đặt Tiến hành node tiếp theo khi từ workflow cha mẹ sang workflow con, bạn có thể xác định quan hệ đồng bộ hoặc bất đồng bộ giữa workflow cha mẹ và workflow con.

Cài đặt mặc định là đồng bộ. Workflow con kết thúc trước khi chuyển sang node tiếp theo trong workflow cha mẹ để phê duyệt tiếp.

Bước 6: Khởi Tạo Tự Động Gửi

Nếu bật Tự động gửi khi khởi tạo, workflow con được tạo tự động cho người khởi tạo mà không cần thao tác thêm, người khởi tạo sẽ được bỏ qua node phê duyệt tiếp theo.

Nếu không bật Tự động gửi khi khởi tạo, chỉ tạo dữ liệu form workflow con, tạo một workflow chờ cho người khởi tạo và dừng tại node khởi tạo. Người khởi tạo workflow con cần gửi thủ công.

Khi Nào Sử Dụng Workflow Con?

Trong trường hợp trả hàng, nếu người mua trả sản phẩm, người bán cần cử người đến nhận hàng trả trước khi nhập kho lại. Sau khi hàng được nhập kho, phòng tài chính sẽ hoàn tiền cho người mua.

Trong kịch bản trên, bạn có thể chia nhỏ workflow phức tạp thành các workflow nhỏ hơn. Ví dụ, quy trình hoàn trả được xử lý trong workflow cha mẹ, và quá trình nhập kho trong workflow con. Sau khi hàng được trả về kho, workflow cha mẹ tiếp tục quy trình duyệt hoàn tiền.

Lưu Ý

1. Số cấp tối đa trong chuỗi workflow cha mẹ-con lồng nhau là ba cấp. Nếu vượt quá giới hạn, workflow sẽ không hoạt động bình thường. (Bạn có thể thiết lập workflow con trong workflow con, nhưng giới hạn tối đa là ba cấp).

2. Số node workflow con tối đa có thể thêm trong một workflow cha mẹ là mười node.

3. Bạn không thể xem các node và người phê duyệt hiện tại của workflow con trong Sơ đồ (Chart) của workflow cha mẹ.

4. Trạng thái workflow của workflow con có thể xem trong Lịch sử (History) của workflow cha mẹ.

5. Tại node workflow con bất đồng bộ, Tự động hóa (Automations) có thể được kích hoạt một lần với loại Cập nhật Dữ liệu (Update Data) của Kích hoạt (Trigger) và người tạo để trống.

6. Workflow con bất đồng bộ là node tiến hành tự động trong hệ thống. Có thể tiến hành thất bại nếu workflow con bất đồng bộ tạo vòng lặp với một workflow con bất đồng bộ hoặc node plugin khác.

7. Khi nhập khẩu form workflow, và bạn đã chọn Dữ liệu nhập kích hoạt workflow, nếu node sau node khởi tạo của workflow là workflow con, workflow con sẽ không được kích hoạt sau khi nhập khẩu, và tất cả node workflow sẽ dừng tại node khởi tạo.