Sau khi thêm hoặc cập nhật bản ghi vào trường phụ trong một biểu mẫu, Automation Pro có thể tự động cập nhật bản ghi chính trong một biểu mẫu khác.

Khi Nào Nên Sử Dụng Tính Năng Này?

Giao Diện Hiển Thị Như Thế Nào?

Lấy ví dụ về tình huống mượn thiết bị, sau khi thêm bản ghi mượn trong Biểu Mẫu Mượn Thiết Bị và được duyệt, nó sẽ tự động cập nhật trạng thái và người mượn tương ứng trong Biểu Mẫu Trạng Thái Thiết Bị. Như hình dưới đây:

Cách Thiết Lập?

Bước 1: Xây dựng Biểu Mẫu

1. Tạo biểu mẫu Trạng Thái Thiết Bị và thêm các trường cần thiết (dùng để lưu trữ thông tin thiết bị và chi tiết mượn) vào biểu mẫu này.

2. Tạo một biểu mẫu quy trình làm việc khác tên Mượn Thiết Bị và thêm một biểu mẫu phụ có tên Thông Tin Thiết Bị vào biểu mẫu này.

3. Trên trang Quy Trình Làm Việc, thiết lập quy trình cho biểu mẫu quy trình làm việc. Các cài đặt bao gồm lựa chọn người phê duyệt cho mỗi node và thiết lập quyền xem trường.

• Thiết lập Quyền Trường (bao gồm quyền xem/sửa các trường) cho node bắt đầu.

• Chọn tất cả các trường trong phần Xem và Sửa tại node tác vụ và chọn người phê duyệt cho node đó. Người phê duyệt sẽ có quyền xem và chỉnh sửa tất cả trường trong biểu mẫu cũng như nhận nhiệm vụ.

Bước 2: Tạo Automation

Để tạo một automation,

1. Vào Tiện ích mở rộng > Automations, và nhấn Automation Mới.

2. Đặt tên cho automation.

3. Chọn loại kích hoạt Kích hoạt Biểu Mẫu, và chọn Mượn Thiết Bị từ danh sách làm biểu mẫu kích hoạt.

Bước 3: Chọn Node Kích Hoạt

Chọn node kích hoạt và thiết lập như sau:

• Chọn dạng kích hoạt: Quy trình chuyển sang node tiếp theo

•  

  • Chọn node quy trình: node duyệt

  • Chọn sự kiện kích hoạt: Gửi

• Thêm điều kiện: Ý Kiến Duyệt bằng Đã duyệt.

Dựa trên thiết lập trên, Automations Pro sẽ được kích hoạt khi đơn mượn thiết bị của bạn được duyệt.

Bước 4: Thêm Node Hành Động (Cập Nhật Bản Ghi)

Thêm một node Cập Nhật Bản Ghi sau node kích hoạt.

Bước 5: Thiết Lập Node Hành Động (Cập Nhật Bản Ghi)

Thiết lập node Cập Nhật Bản Ghi như sau:

1. Thiết lập bản ghi cần cập nhật.

Chọn Bản ghi trong biểu mẫu để cập nhật các bản ghi trong 1 biểu mẫu, chọn Trạng Thái Thiết Bị làm biểu mẫu mục tiêu.

2. Lấy bản ghi cần cập nhật bằng bộ lọc.

Thêm điều kiện: Mã Thiết Bị bằng với bất kỳ Dữ liệu Kích Hoạt--Thông Tin Thiết Bị. Mã Thiết Bị. Khi kích hoạt, Automations Pro sẽ kiểm tra điều kiện và hiển thị tất cả bản ghi thiết bị bị mượn để cập nhật.

3. Thiết lập giá trị trường

Cập nhật các bản ghi thiết bị được lọc, các thiết lập như sau:

• Thêm trường cần cập nhật và đặt giá trị trường: cập nhật Trạng Thái Thiết Bị và Người Mượn theo thông tin tương ứng từ dữ liệu kích hoạt.

  Người Mượn bằng Dữ liệu Kích Hoạt--Thông Tin Thiết Bị. Tên Người Sử Dụng

  Trạng Thái Thiết Bị bằng Dữ liệu Kích Hoạt--Thông Tin Thiết Bị. Trạng Thái Thiết Bị

• Thiết lập mối quan hệ giữa bản ghi cần cập nhật và nguồn dữ liệu: Khi cập nhật, nếu bạn kích hoạt nhiều bản ghi mượn thiết bị trong biểu mẫu phụ đó, nó sẽ lấy các bản ghi thiết bị tương ứng dựa theo Mã Thiết Bị và cập nhật giá trị trường.

  Mã Thiết Bị bằng Dữ liệu Kích Hoạt--Thông Tin Thiết Bị. Mã Thiết Bị

Bước 6: Lưu & Kích Hoạt

Sau khi hoàn tất mọi thiết lập, nhấn Lưu & Kích Hoạt để đưa Automations Pro vào sử dụng thực tế.

Thông Tin Thêm

1. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về cách gán giá trị bằng các trường trong biểu mẫu phụ khi chọn sự kiện kích hoạt Thêm bản ghi, tham khảo Quy Tắc Gán Giá Trị Biểu Mẫu Phụ.

2. Để biết chi tiết về cách thiết lập mối quan hệ giữa các bản ghi cần cập nhật và nguồn dữ liệu, xem Hướng Dẫn Sử Dụng Các Node Cập Nhật Bản Ghi.